Leiderschapstraject ‘Leidinggeven aan zelfstandige teams’ voor een MT in een zorginstelling.
De vraag
Het is januari 2013: een middelgrote particuliere zorginstelling (Stumass) die woonbegeleiding biedt aan Studenten met ASS wil een leiderschapstraject voor alle leidinggevenden binnen Stumass. De teams functioneren op zelfstandig niveau en worden aangestuurd door teamleiders, 5 a 6 teams per teamleider. De medewerkers doen actief mee in besluitvormingsprocessen. Er heerst een open cultuur waarin zaken die spelen besproken worden. Tegelijkertijd zijn er in enkele teams regelmatig terugkerende knelpunten: het nemen van besluiten kan effectiever en er is hier en daar ruis in de communicatie.
Nadat enkele teamleiders de open proeverij: ‘Besluitvorming in 4 stappen’ bij Bouckaert Teamcoaching hebben gevolgd wordt voor de methodiek Deep Democracy (the Lewis Method) gekozen om de teamleiders vanuit dit gedachtegoed handvatten te bieden voor het leiden van hun teams. Deep Democracy gaat uit van unanieme besluitvorming en zet methodieken in die vertrouwen en veiligheid vergroten. Door dit klimaat verbetert de kwaliteit van de communicatie met als resultaat dat het potentieel in teams optimaal wordt benut.
De bedoeling is om een open en effectieve communicatie verder te ontwikkelen binnen de teams van Stumass zodat een duurzame positieve uitwisseling ontstaat. Teamleiders willen tevens inzichten meekrijgen en vaardigheden ontwikkelen om belemmerende teampatronen om te leren buigen naar constructieve samenwerking.
Het leiderschapstraject
Het traject bestond uit 6 trainingssessies van een middag, één maal in de maand, individuele coaching voor elke teamleider, een online coachingsplatform (‘Coachi’) en een terugkomdag. Uitgangspunt was dat teamleiders over basis management-vaardigheden beschikten. Er is voorafgaand aan het traject een vragenlijst ingevuld door medewerkers van 5 teams. Deze vragenlijst is na het traject opnieuw ingevuld zodat het effect van de het leiderschapstraject gemeten kon worden. Het hele traject nam een half jaar in beslag.
Gedurende de sessies werd de denkwijze van Deep Democracy eigen gemaakt en werden methodieken om besluitvormingsprocessen te leiden geoefend. Dialoogtechnieken werden aangeleerd en groepsdynamieken aan den lijve ervaren. Teamleiders leerden complexere groepsprocessen in hun eigen teams te begeleiden en werkten aan eigen grondhouding en hun persoonlijke effectiviteit. Ze exploreerden het verschil tussen de faciliterende rol en de leidersrol, waar je tussen moet schakelen als teamleider. Ze oefenden gesprekstechnieken om teamgesprekken te leiden en om lastige tweegesprekken te begeleiden. Ze leerden interventies te doen die de communicatie verheldert en verbetert. Focus was steeds leren door ondervinden en koppeling van de content naar de eigen casuïstiek.
Resultaat
Naar aanleiding van het traject besluit Stumass Deep Democracy als kernwaarde te implementeren: ‘de denkwijze en principes sluiten aan bij de visie van Stumass’ aldus een deelnemer aan het leiderschapstraject. Aan het einde van het traject:
- Hadden teamleiders meer handvatten voor sturing en konden zij dit combineren met coachend leiderschap.
- Waren zij in staat meer draagvlak te creëren in hun teams voorbelangrijke besluiten.
- Hadden ze handvatten om vat te krijgen op ondoorzichtige groepsprocessen en konden ze onuitgesproken zaken helpen verhelderen.
- Hadden ze meer inzicht in groepsdynamieken en samenwerkingsprocessen.
- Konden zij op een verbindende manier communiceren met hun team.
Het traject heeft mij opgeleverd dat ik bewuster communiceer met mijn teams en dat ik meer zicht heb op de processen (positief en negatief) die kunnen spelen in een team die de samenwerking beïnvloeden. Daarnaast heb ik nu meer handvatten om daar sturing aan te geven.
Als ik kijk naar besluitvormingsprocessen en mijn rol daarin, merk ik dat ik meer op zoek ga naar draagvlak. Dus: wat heeft die ander nodig om het besluit te kunnen ondersteunen? Hierdoor worden genomen besluiten beter ondersteund en worden ze beter geaccepteerd.
Martijn van Gompel, leidinggevende bij Stumass
De teamleiders gaven aan dat de onderlinge betrokkenheid in de teams gegroeid was, dat teamleden meer rekening met elkaar hielden en er opener gecommuniceerd werd. Ze meldden meer input door teamleden en onderling meer oog voor elkaar. Deze feedback kwam tevens terug in de uitkomsten van de vragenlijsten.
Onze teamleiders hebben geleerd om onuitgesproken zaken in een team boven water te krijgen en dit op een respectvolle manier een plek te geven zodat er meer veiligheid ontstaat in de teams. Alle leidinggevenden uit mijn team beginnen hun vergaderingen nu bijvoorbeeld standaard met een ‘Check In’ en eindigen met een ‘Check Uit.’ Door het inzetten van deze methodieken durven teams meer uit te spreken en worden vergaderingen constructiever.
Marieke van Eeden, Formulemanager Stumass (wonen voor studenten met ASS)
