De 6 parallellen tussen je team op je werk en je ‘team’ thuis

7 april 2020

Net als velen van jullie ben ook ik online gaan werken. Met twee muzikanten in huis die ook online werken is dat dat soms passen en meten. Mijn man geeft online fluitlessen en mijn zoon volgt online lessen op het conservatorium, waarbij hij moet zingen en piano spelen. Ik geef online Deep Democracy trainingen en coach online.

Omdat elke week er voor mijn zoon en mij anders uitziet hebben we veel overleg want stemoefeningen en online coaching gaan niet samen, ook al zit er een verdieping tussen onze kamers.

Ik heb hier thuis dus wekelijks een soort ‘team’overleg over wie wanneer welke ruimte gebruikt. Ik denk dat ik hier nog een vrij eenvoudig voorbeeld geef en dat velen van jullie met schoolgaande kinderen een veel ingewikkelder schema hebben dan ik. Maar of je nu een team met je kinderen en je man bent, je zelf ziek bent en verzorgd wordt door familieleden, of jij je ouders voorziet van boodschappen en aandacht; met de mensen om je heen ben je eigenlijk net zo goed een team als op je werk.

Het mooie is dat je voor je werk kunt leren van thuis en andersom. Daar gaat dit blog over. Zonder dat je thuis heel kunstmatig gaat ‘vergaderen’ laat ik je zien wat je kunt leren van je werk voor thuis en andersom.

1. Stel een doel vast

Op je werk is een doel bepalen en communiceren heel vanzelfsprekend. Zeker als je van koers gaat veranderen. Je wilt dat iedereen begrijpt waar jullie heen moeten. Je legt met een presentatie uit hoe jij dit ziet en gaat met medewerkers in gesprek over hoe zij dit zien en wat ze nodig hebben om hun doel te bereiken.

Thuis moet het roer ook om nu we allemaal thuis zijn. In je gezin doe je dat natuurlijk niet met een presentatie. Maar er zijn wel manieren om met het hele gezin te overleggen en misschien doe je dat al. Veel mensen die voor hun ouders zorgen hebben een app groep bijvoorbeeld.

Wat veel mensen vergeten is dat het wel handig is om eerst vast te stellen welk doel je hebt met z’n allen. Stem dit onderling af. Anders praat je langs elkaar heen. Is je doel het thuisonderwijs zo goed mogelijk te laten verlopen? Of vind je juist warmte en gezelligheid in je gezin het belangrijkste nu?

Als je online vergadert, is je doel dan om zo goed mogelijk de agendapunten te bespreken of is het je doel in deze tijd van sociale afstand de teamcohesie te versterken? Of beide? Heb je je doel eenmaal helder en onderschrijft iedereen dat doel dan kun je gemakkelijker communiceren over hoe je dit gaat realiseren.

2. Geef feedback

Wij mensen hebben even tijd nodig om veranderingen door te laten dringen in ons bewustzijn. Nieuwe gewoonten aanleren kost tijd, zeker als die gewoonten elke week veranderen door aangescherpte maatregelen. Spiegelen en feedback geven helpt hierbij.  Mensen die leren hebben zowel positieve als opbouwende feedback nodig. Anders gezegd: zowel positieve als negatieve strooks. Een strook betekent aai of slag.

We hebben het Rutte en Grapperhaus zien doen op 23 maart in de persconferentie. Eerst kregen de meeste Nederlanders een positieve strook omdat we ons zo goed aan de nieuwe maatregelen hielden. Daarna kregen de jongeren een negatieve strook: ‘schijt aan corona feestjes’ noemde Rutte asociaal. Ook gaven ze de nodige uitleg waarom dit gedrag echt niet kon. Ook bij mij thuis kostte het even tijd om goed duidelijk te maken aan mijn zoon dat eten en slapen bij vrienden echt niet meer kon. Feedback geven vraagt om stevig leiderschap: geef positieve en negatieve strooks aan je ‘thuisteam’ en aan je ‘werkteam’.

3. Beslissen: draagvlak creëren en knopen doorhakken

We hebben zowel in ons thuisteam als in ons werkteam vele besluiten moeten nemen de afgelopen periode. Op het werk: : hoeveel mensen mogen er nog op de werkplek werken? Hoe vaak gaan we online vergaderen? Thuis: hoe gaan we de dag indelen? Zodat kinderen hun online schoolwerk kunnen doen, geholpen worden daarmee, en ouders óók thuis ongestoord online kunnen werken?

Er komen nu nieuwe vragen thuis en op het werk: hoe houden we de teamspirit erin, nu we allemaal vanuit huis werken? Hoe managen we de energie van de kinderen als we beperkt naar buiten mogen?

Wij Nederlanders zijn goed in polderen. Polderen zit ons in het bloed door onze geschiedenis, toen we onderling sterk afhankelijk waren bij het aanleggen en beheren van polders. We zijn erg goed in het compromissen sluiten en samenwerken als basis voor besluitvorming.

Bovendien hebben we in Nederland een egalitaire cultuur. We voeden onze kinderen egalitair op en op het werk zijn we over het algemeen veel meer gewend aan inspraak dan in het buitenland.

Vanuit dit egalitaire uitgangspunt is tijdens de coronacrisis steeds gezocht naar draagvlak voor de maatregelen, wetend dat Nederlanders behoefte hebben aan autonomie. Dat zagen we aan de timing waarmee de maatregelen werden aangescherpt en de milde vorm van quarantaine.

We zijn tegelijk steeds aangesproken op onze eigen verantwoordelijkheid. De boodschap dat de regering erop vertrouwt dat de burger zich aan de regels houdt maakt dat we dat vertrouwen niet beschamen. De meesten van ons houden ons aan de maatregelen en we spreken diegenen die dat niet doen aan.

Tegelijk is er in crisistijd behoefte aan sterk leiderschap. Er moeten knopen worden doorgehakt. De besluiten tot de aangescherpte maatregelen werden dan ook door iedereen positief ontvangen.

Sandra Bouckaert Deep Democracy: de 6 parallellen tussen je team op je werk en je team thuis 2

Wanneer polder jij in je ‘thuisteam’ en in je ‘werkteam’? Heb je voldoende draagvlak gecreëerd voor de besluiten die jij neemt? Hak jij knopen door waar dat moet en gebruik je daarbij zowel sterk leiderschap als samenwerking? Zowel Power als Love?

4. Aansturen thuis en op het werk

De kunst van aansturen bestaat uit een aantal elementen:

  1. Vertrouwen: zelf betrouwbaar zijn en durven loslaten
  2. Duidelijkheid
  3. Sociale cohesie

1. Vertrouwen: zelf betrouwbaar zijn en durven loslaten

Zelf betrouwbaar zijn zorgt ervoor dat je veiligheid creëert. Betrouwbaar zijn betekent bijvoorbeeld dat je doet wat je zegt en zegt wat je doet. Maar ook dat je begaan bent met je teamleden of je familieleden. En dat je open, eerlijk en transparant bent.

Tijdens de coronacrisis is ons op een bepaald moment heel duidelijk verteld hoe schadelijk het virus is. De feiten kwamen op tafel. Dat was geen leuk nieuws. Maar niets achter houden maakt je als leider niet alleen betrouwbaar maar geeft ook rust. Als je niet transparant bent gaan mensen zelf verklaringen zoeken en vertellen ze verhalen die niet kloppen. Met misverstanden en communicatieruis als gevolg.

Vertrouwen straal je niet alleen uit, je geeft het ook. Vertrouw je medewerkers, je ouders, je kinderen dat ze zullen doen wat jij van ze vraagt en je zult zien dat ze dat in de meeste gevallen niet beschamen.

2. Duidelijkheid

Als je richtlijnen of opdrachten geeft: wees duidelijk. Voor wie is de richtlijn of opdracht? Wanneer moet het af zijn? Wat moet er precies gedaan worden? En wat zijn de antwoorden op jouw richtlijnen/opdrachten? Heb je een volmondig ‘ja’ gekregen? Of een ‘nee’ met of zonder reden? Heeft diegene aan wie je de opdracht gaf een tegenvoorstel gedaan? Of aangegeven dat hij of zij het later zal doen? Heb je doorgevraagd? Onderhandeld? Het gesprek afgemaakt tot er helderheid was en er duidelijke afspraken lagen? Maak afspraken SMART, thuis en op het werk.

3. Sociale cohesie

Aansturing kan niet zonder relaties. Relaties zijn de basis van alle samenwerking; het gaat om elkaar iets gunnen, iets voor een ander willen doen. De olie in je thuis- en je werkteam is ontzettend belangrijk. Wat helpt, zowel thuis als op je werk, is het doen van Check-Ins. Gewoon aan tafel bij het avondeten en online met je team bij het starten van de vergadering.

Sandra Bouckaert Deep Democracy: de 6 parallellen tussen je team op je werk en je team thuis 3

Mooie Check-In vragen voor thuis en op het werk zijn bijvoorbeeld: ‘welk succesmoment had jij de afgelopen week?’ of ‘geef elkaar een tip om de week goed door te komen’. Maar een simpel: ’hoe gaat het?’ en elkaars verhalen horen verbindt ook.

Samen dingen doen werkt ook verbindend. De tuin eens aanpakken, knutselen, een spelletje spelen, of online koffie drinken met je ‘werkteam’.

5. Structuur bieden

Omdat elke week tot nu toe anders was en iedereen zich telkens weer aan moest passen geeft een goede structuur houvast. Op social media verschenen de afgelopen weken dagelijks tips voor dagindelingen voor kinderen, ouders en thuiswerkers.

Structuur biedt ook veiligheid. We moeten al de hele dag nadenken over alles wat anders moet en niet meer vanzelfsprekend is. We kunnen niet meer op de automatische piloot werken. Dat maakt dat we moe worden. Structuur zorgt voor rust in ons brein. Belangrijk bij het samen structuur vinden in werk of de indeling van de dag thuis, is je realiseren dat iedereen anders is.

Sandra Bouckaert Deep Democracy: de 6 parallellen tussen je team op je werk en je team thuis 4

Er zijn avond- en ochtend mensen, mensen die productief zijn in joggingbroek en anderen juist opgemaakt en met hakken aan. Sommige mensen zijn doeners, anderen denkers. Een mooie vraag, zowel voor thuis als op het werk is ‘wat heb jij nodig om productief te kunnen zijn?’

Een goede dagstructuur is een mooi thema om over in gesprek te gaan met je medewerkers of je ‘thuisteam’. Je kunt de eerste drie stappen van dit gespreksmodel afwisselen om alle invalshoeken van iedereen op te halen. Zulke gesprekken versterken de sociale cohesie en op het werk leren mensen elkaar hierdoor ook beter kennen.

6. Compassie: blijven luisteren

Een valkuil in deze tijd van sociale afstand is dat we elkaar dreigen kwijt te geraken. Zowel thuis, als gevolg van te weinig afstand, als met je werkteam, als gevolg van te grote afstand. Er kunnen misverstanden, irritaties, ruzies en ruis ontstaan. Zelf eerst tot rust komen, even reflectietijd inlassen, een wandelingetje in je eentje helpt. Van daaruit weer compassievol contact maken wordt dan iets gemakkelijker.

Je kunt afstand overbruggen door eerst in de luisterstand te gaan en echt te luisteren tot je de ander begrepen hebt. Enkele verduidelijkende vragen stellen en de woorden van de ander kort samenvatten in je eigen woorden voordat je zelf iets zegt helpt je te verplaatsen in de ander in plaats van met jezelf bezig te zijn.

Daarna kun je zelf zeggen vanuit een ‘ik boodschap’ hoe de situatie voor jou is. Zoek naar manieren waarop het communiceren gemakkelijker kan en hou rekening met voorkeuren in communicatiestijlen. Houdt de ander van directe, korte to the point gesprekken of heeft hij of zij een inleiding nodig met small talk? Praat je het gemakkelijkst met je zoon tijdens de afwas terwijl jullie samen iets doen? En werkt een telefoongesprek met je medewerker beter dan een Zoomcall of juist andersom? Verplaats je in de ander en sluit aan bij wat de ander prettig vindt.

In deze tijd is er nog meer alertheid nodig dan anders om zaken niet te laten liggen en uit te spreken, hoe moeilijk dat ook is.

Snel leren in tijden van crisis

De afgelopen periode zijn we uitgedaagd en hebben we ons leven anders moeten organiseren. Al leg je misschien niet zo snel het verband, er zijn parallellen te trekken tussen je team thuis en je team op het werk. In een tijd van continue verandering en onzekerheid zijn we zoekende en juist daardoor leren we dagelijks ongelooflijk veel nieuwe dingen.

Wil je maximaal profijt halen uit deze crisisperiode en jouw leermogelijkheden in deze tijd? Ruim elke dag even 10 minuten in om je af te vragen welke thuissituatie je die dag iets over je werk heeft geleerd en andersom. Schrijf voor jezelf op wat je ervan vast wilt houden voor als je weer met je team in levende lijve aan de slag gaat.

  1. Hi Sandra,
    Over de link met thuis heb ik een tijd geleden ook zitten denken. Ik ben nu veel aan het mantelzorgen. En als je dan over verzorgingstehuizen hoort. De cliënt staat centraal, uw wensen staan bovenaan. In de werkelijkheid kan dat natuurlijk helemaal niet.
    In werkelijkheid is het in een verzorgingstehuis net zoals thuis. In veel huizen is er maar één badkamer, één WC, één keuken. Er is een plafond, een maximum, de sky is niet de limit. Er moet worden gedeeld. In een gezin worden, zoals je schetst, afspraken gemaakt over gebruik, met wie moet, wil en kun je rekening houden en wie bepaalt waarom, welke regels.
    In een gezin zijn de regels, flexibiliteit hierin (compassie voor de afwijkingen), beslisstructuren duidelijk.
    In verzorgingstehuizen bestaat een hele andere dynamiek van belangen en belangengroepen (cliënten bijvoorbeeld versus verzorgenden) die het gebruik van faciliteiten beïnvloeden of bepalen. Dus de cliënt staat centraal….. daar zitten meer facetten aan.
    Een hele hartelijke groet,
    Cinty

    1. Beste Cinty,

      Wat een mooie reactie en heldere observatie!

      Ik ben het met je eens dat de realiteit weerbarstig is op veel werkplekken. En dat het werk veel complexer is dan thuis. En toch… is het niet mogelijk om elementen van de eenvoud en helderheid in beslisstructuren van thuis mee te nemen naar het werk, vraag ik me af?

      Ik zie dat er ineens veel meer kan op werkplekken in corona tijd dan vóór corona tijd. Veranderingen waar vroeger veel en lang over gepolderd werd kunnen nu soms ineens snel worden doorgevoerd. Het online werken is daar natuurlijk een heel mooi voorbeeld van. Zijn er al voorbeelden in jouw ‘mantelzorg-praktijk’ die jij zou kunnen meenemen uit je thuissituatie naar jouw mantelzorg-situatie? Bijvoorbeeld de manier waarop je thuis overlegt? Als mantelzorger heb je misschien niet heel veel invloed maar als je het de verzorgende en diegene waar je voor zorgt gemakkelijker kan maken door met een mooie suggestie of oplossing te komen voor een probleem… of je regelt eens een drie minuten dialoogje met diegene waar je voor zorgt en een verzorgende over een lastige kwestie…Een mooie vraag om cliënt en verzorgende meer op ‘samen’ te laten acteren is om elke partij te vragen ‘wat heb je nodig om….(goede zorg te krijgen/ te geven bijvoorbeeld)?’

      Ik wens je veel succes!

Geef een reactie