Ik kom vaak medewerkers tegen die niet meer bevlogen zijn om hun werk te doen. Dat kan verschillende redenen hebben, zoals:
- Een herinrichting waardoor je je werk moet doen op een manier die demotiverend voor je is.
- De wetgeving is veranderd waardoor je beleid moet maken dat tegen je principes in gaat.
- De werkdruk is dermate hoog dat je geen tijd meer hebt om de cliënten waarmee je werkt de aandacht te geven die ze verdienen.
Deze medewerkers zijn vaak moe. Als je lang in zo’n situatie werkt kan dit tot vertrek of burn-out leiden.
Het belang van burn-out preventie
Anita Roelands schreef in haar blog over burn-out dat organisaties verzuimen kritische vragen te stellen over het aandeel van de organisatie in dit soort situaties. Ze schrijft:
“Lang niet altijd worden de volgende vragen gesteld:
- Wat kunnen/ moeten wij op de afdeling structureel anders doen, zodat het voor iedereen hier prettig werken is en we uitval voorkomen?
- Zou het kunnen dat meer mensen hier last van hebben? (degene die uitvalt, wordt vaak als uitzondering gezien en eventueel als zwakker dan de anderen)
- Gaan we er vanuit dat deze uitval aan de medewerker zelf ligt of zien wij ook een verantwoordelijkheid voor ons als afdeling?
- Wat moeten we doen om echt op de hoogte te blijven van hoe het met iedereen gaat?”
Organiseer goede gesprekken
Eén van de manieren om de situaties die ik in de inleiding beschreef te voorkomen zijn de Let’s Tune! gesprekken. Je hebt er misschien al vaker over gelezen. De Let’s Tune! gesprekken kunnen een gangbare HR-cyclus, beoordelingsgesprekken, 360 graden feedback of functioneringsgesprekken aanvullen of vervangen.
In deze gesprekken gaat het erom of het doel van de medewerker nog is afgestemd op de organisatie en haar bedoeling. In dit gesprek check je tweemaandelijks of je nog op het goede spoor zit als medewerker en als organisatie. Uitgangspunt bij de Let’s Tune! is, anders dan bij het traditionele functioneringsgesprek, dat het een twee richtingsgesprek is, dus niet een gesprek waarbij de medewerker vertelt en de leidinggevende vragen stelt. Het is een dialoogvorm die ervoor zorgt dat belangrijke informatie op tafel komt voor de organisatie en de medewerker. Een gelijkwaardig gesprek dus.
Bovendien creëer je met deze gesprekken een constante feedbackloop, niet alleen voor medewerkers en managers maar ook voor de organisatie als geheel. Met deze signalen kun je als organisatie aan de slag.
Deze gespreksvorm kun je implementeren in je organisatie. In een training wordt het ‘4 stappen gesprek’ uitgelegd en geoefend en krijg je de onderliggende theorie van Deep Democracy mee. De principes van Deep Democracy zijn uitgangspunt voor dit goede gesprek.
Vragen en antwoorden over Let’s Tune!
Enkele geïnteresseerden hebben vragen gesteld over de toepasbaarheid van deze methode. Deze vragen heb jij misschien ook. Ik leg ze graag aan je voor en geef er meteen antwoord op.
Kan de training ook aan medewerkers worden gegeven of is de training enkel bedoeld voor leidinggevenden?
De training wordt op maat gemaakt. Als het bijvoorbeeld om een zelfsturende organisatie gaat en de medewerkers voeren de voortgangsgesprekken, dan wordt de training gegeven aan medewerkers. Een mix van medewerkers en leidinggevenden is ook mogelijk.
1x per 2 maanden een half uur is wel heel frequent…. In onze organisatie is productiviteit en geld erg belangrijk. De werkdruk is hoog en er is weinig tijd.
De ervaring leert dat als je start met elke twee maanden een gesprek te voeren, je uiteindelijk geld en tijdwinst hebt. Door aan de voorkant tijd te investeren win je verderop tijd. Mensen kunnen sneller actie ondernemen om hun werk beter te organiseren, een opleiding te gaan volgen, ondersteuning te krijgen van de organisatie voor waar men tegenaan loopt.
Dit voorkomt vertrek en bun-out en dat levert op langere termijn een enorme geld,- tijd- en energiewinst op. Bovendien zijn er perioden dat er niet zo veel speelt, te meer omdat je proactief gaat handelen door deze gesprekken. Dus dan heb je bijvoorbeeld 6 maanden waarin je in 10 minuten klaar bent met het gesprek en werkt het als een APK-keuring.
Wat doe je als de span of control te hoog is? Dan kan een leidinggevende onmogelijk al deze gesprekken voeren.
Je kunt de medewerkers onderling de gesprekken laten voeren en bijvoorbeeld af laten wisselen met reguliere functioneringsgesprekken. Of deze laatste ook vervangen door een Let’s Tune! gesprek, maar dan 1 x per half jaar of per jaar met een leidinggevende.
Het past volgens mij mooi bij de generatie Y. Wij hebben veelal medewerkers boven de 40 jaar.
Mijn ervaring is dat leeftijd er niet toe doet bij dit soort gesprekken. Mensen willen zich gehoord voelen. Aandacht is wezenlijk: medewerkers hebben vaak het gevoel dat er geen plek is in de organisatie waar ze hun onvrede over hun werk kwijt kunnen en waar er werkelijk iets mee gebeurt.
Vaak komt het niet verder dan bij de koffieautomaat klagen, stoom afblazen, of hooguit een keer tijdens overleg. En dat was dan dat en dan gaan we weer aan het werk. De laatste stap van het Let’s Tune! gesprek is de actie-stap. In deze stap worden acties geformuleerd om de werksituatie te verbeteren of passender te maken.
Let’s Tune! is altijd maatwerk
De Let’s Tune! gesprekken worden op maat gemaakt. Je kunt hierbij denken aan het vormgeven van de implementatie: wie worden er getraind? Start je met een kick-off om iedereen te betrekken? Doe je de Let’s Tune! in plaats van de HR-cyclus, zoek je een combinatie of laat je de Let’s Tune! gesprekken naast de HR-cyclus lopen? Je kunt ook een koppeling aan portfolio maken, of voor de verbinding met een E-tool voor medewerkers kiezen zodat ze aan de slag kunnen met verslagen en actiepunten. Je kunt het ook koppelen aan een vragenlijst, een onderzoek, een profiel, loopbaaninstrumenten of welke aanwezige tool bij de organisatie dan ook.
Heb je interesse? Stuur me dan een mailtje.
