Conflict ontrafelen (4): het conflict verliest inhoud

Verschenen bij Boommanagement.nl op 05-06-2023

In deze serie van zes blogs maak ik je met praktijkvoorbeelden uit organisaties en mijn eigen leven bewuster van conflicten waar jij deel van uitmaakt. Zodat je op tijd maatregelen kunt nemen om escalatie te voorkomen en de samenwerking weer productief kunt maken.

Myrna Lewis, de grondlegster van Deep Democracy (the Lewis Method),  onderscheidt zes stadia van conflict die ze beschrijft in haar boek ‘Inside the NO’. Deze zes stadia zijn:

1. Spanning
2. Dubbele boodschappen
3. Slechte/gestopte communicatie
4. Conflict verliest inhoud
5. Stereotyperingen
6. Scheiden

Bij elk stadium loopt de spanning op en wordt het conflict dieper. In dit vierde blog kijk ik met je naar het stadium: conflict verliest inhoud.

In mijn eerste, tweede en derde blog heb ik beschreven hoe de spanning op kan lopen, hoe het komt dat je dubbele boodschappen geeft en wanneer je saboteert. In dit blog vertel ik je wat je kunt doen als je zo ver van elkaar verwijderd raakt dat je niet meer precies weet waar het conflict om draait.

Waar ging het ook alweer om?

Als dubbele boodschappen en sabotage lang voortduren zonder dat je hierover met elkaar praat, is de barrière nog groter om het gesprek aan te gaan. Tijdens familiebijeenkomsten bijvoorbeeld, weet iedereen dat oom Piet niet naast Oom Henk gezet moet worden, want die twee hebben al jaren ruzie. Niemand weet precies waarover.

Een ander voorbeeld: wij hadden vroeger groepjes in de klas: de hippies en de kakkers, meestal met één aanvoerder. De groepjes hadden voortdurend ruzie maar niemand wist waarom. Ik behoorde tot de hippies en ik vònd van alles van de kakkers.

In een werksituatie: hoe twee managers met elkaar omgaan is het toonbeeld van slechte samenwerking. Iedereen weet dit op het werk, maar niemand kan vertellen waarom dit zo is.

In dit stadium zie je vaak de non-verbale communicatie toenemen: zuchten, ogen ten hemel slaan, verharde blik en verhoogde spierspanning of afgesloten houding. Het inlevingsvermogen neemt duidelijk af en de ruziënde partijen denken niet meer in termen van oplossingen.

Wat niet helpt in dit stadium is proberen logisch te analyseren wat er fout is gegaan. Op deze manier kom je er niet uit.

Wat helpt

Stel je voor: je ziet je collega alleen nog maar negatief en je weet niet meer waar de ruzie over gaat. Er zijn wel gebeurtenissen die je je kunt herinneren waarin het botste maar de kern van het conflict kun je niet benoemen. Probeer je het te vertellen aan iemand, dan blijft je verhaal bij een opsomming van irritaties, gebeurtissen en frustraties, en je komt niet tot de essentie.

Wat kun je doen? Maak tijd om te reflecteren. Stel jezelf de vraag: zie ik diegene of zie ik mijn beeld van diegene? Als het antwoord is dat jij diegene door jouw bril ziet en dat dit misschien niet DE waarheid is, schrijf dan al je aannames over diegene  op. Neem één van de aannames en onderzoek deze. Vraag jezelf af:

• Welk bewijs heb je dat jouw aanname waar is, welke feiten staven deze aanname?
• In welk opzicht helpt de aanname jòu? Wat hoef je bijvoorbeeld niet aan jezelf te veranderen? Om welk probleem kun je heen blijven lopen? Wat kun je bestendigen of afwijzen?
• Wat zijn de consequenties als je deze aanname blijft geloven?
• Wat heb je ontdekt over jezelf en over die ander door deze vragen te beantwoorden?
• Wat ga je anders doen op basis van wat je ontdekt hebt? Ga je in gesprek of ga je anders reageren in een volgende situatie?

Met je nieuwe inzichten kun je je gedrag veranderen of er eens met je collega over praten. Handvatten voor zo’n gesprek vind je in ‘Conflict ontrafelen (3) de communicatie stopt…’  onder het kopje ‘Ga in Gesprek.’
Nu heb je handvatten voor als je zelf in een conflict zit. Wat nu als je het bij anderen waarneemt?

Hoe breng je je teamleden met elkaar in gesprek?

Vraag of teamleden met elkaar in gesprek willen. Als ze dit willen vraag dan, voordat je het gesprek gaat begeleiden, welke communicatieregels ze nodig hebben om goed met elkaar in gesprek te kunnen gaan.

Doorloop vervolgens deze 4 stappen:

Stap 1. Reflectie

Vraag eerst welke aannames ze hebben over de anderen. Doe dit door een flap met twee kolommen te maken: ‘wij’ en ‘zij’. De ‘wij en ‘zij’ kunnen mensen zijn uit hetzelfde team (de ouderen tegenover de jongeren) of jouw team (nachtdienst) tegenover een ander team (dagdienst). Het kunnen ook afdelingen zijn natuurlijk.

Laat de medewerkers uitspraken, gedrag of karakteristieken zetten bij ‘wij’ en bij ‘zij’. Je kunt specifiek zijn en op de flap zetten: ’wij zijn….’ ‘wij doen…. ‘ wij vinden…’. Laat ze de flap invullen en ook de flap met ‘zij’: ‘zij zijn….’ ‘zij doen…’ etc.

Stap 2. Dialoog

Daarna laat je ze samen elkaars aannames onderzoeken door erover in gesprek te gaan. Laat de ene groep checken bij de andere groep of hun aannames kloppen. Draai dan de rollen om. Dit zijn boeiende en verrassende gesprekken.

Stap 3. Inzicht

Na zo’n gesprek vraag je aan ieder persoonlijk: ‘Wat heeft jou geraakt in wat je hebt gehoord en wat zegt dat over jou?’ Laat hen dat hardop delen en zorg ervoor dat iedereen een inzicht deelt.

Stap 4. Toekomst

Tot slot kijk je welke afspraken je met elkaar maakt om de samenwerking te verbeteren.

Een zelfde procesbegeleiding doe je als het om twee mensen gaat. Laat ze hun aannames over elkaar opschrijven en breng ze met elkaar in gesprek zoals in het voorgaande voorbeeld.

Begeleiding

Realiseer je dat dit spannend is voor teamleden om te doen en wees compassievol en neutraal. Laat je niet in een kamp trekken en heb geduld. Soms worden er harde noten gekraakt of herhalen mensen wat al gezegd is. Dat is dan blijkbaar nodig. Zorg wel dat je alle stappen af maakt tot en met kijken naar de toekomst toe.

Pak een vastgelopen conflict aan

Het belangrijkste in dit stadium is eerst ruimte nemen om te reflecteren. Als je herkent dat je in zo’n conflict bent beland is de volgende stap het checken van je aannames: kun je ze staven met feiten? Welke inzichten krijg je en wat leer je over jezelf? Vaak komen de oplossingen dan vanzelf.

Wat herken jij? Zit je in een vastgelopen conflict met iemand? Zie je dat je collega, groepjes in je team of daarbuiten in deze conflictfase zitten?

Als je zo’n gesprek spannend vindt en je wilt je laten begeleiden, stuur me dan gerust een mailtje. Je kunt bijvoorbeeld het Niet Gevoerde Gesprek met je team, een Let’s Talk gesprek met een collega of een individueel coachingsgesprek aanvragen als je er zelf niet uit komt.