Deep Democracy: interview met Sandra Bouckaert

CircleLytics interviewt Sandra

Deep Democracy-Sandra Bouckaert-2

CircleLytics interviewt bijzondere mensen met uitgesproken visie op dialoogvoering: hoe betrek je de achterban, je stakeholders, je medewerkers bij je organisatie om samen duurzaam meer waarde te realiseren. Ik (Maurik Dippel) ging deze keer in gesprek met Sandra Bouckaert. Zij werkt al jaren als Deep Democracy instructor en practitioner, coach en mediator en is partner bij de Academie voor Organisatiecultuur.

Wat beteken jij voor jouw klanten, waar help je ze precies mee?

Sandra: “Mijn klanten zijn teams, leidinggevenden en directies in de profit- en de non-profitsector. Ik help teams met samenwerkingsvraagstukken. De vragen gaan altijd over samenwerking. Meestal zijn er visieverschillen of conflicten, al dan niet openlijk. Het gaat over teams, samenwerkingspartners of afdelingen met een grote mate aan diversiteit.

Hulpvragen die vaak gesteld worden: hoe kunnen we beter met elkaar communiceren? We willen niet meer dat besluiten in de lucht blijven hangen of dat we steeds op onze besluiten terugkomen, wat kunnen we hieraan doen? Hoe geven we elkaar feedback op een respectvolle wijze? Wat kunnen we doen om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken? Hoe komen we uit een conflict dat al lang speelt? Ik help hen met korte interventies van één tot twee dagen en coach vaak de leidinggevende nog een tijdje na de interventies. Hiervoor maak ik ook steeds vaker gebruik van Let’s Talk en tools uit ontological coaching.”

Heb je een voorbeeld?

Sandra: “Een organisatie waar medewerkers meer zelfregie willen ontwikkelen: alles loopt goed maar er kan nog veel verbeterd worden. Dat is typisch een vraag naar meer efficiency: hoe maak je meer gebruik van elkaars expertise is dan een vraag waar we nader op ingaan bijvoorbeeld. Een ander team vroeg mijn hulp bij een conflict over de toekomstvisie. Daar waren hele verschillende ideeën over in het team. Daar hebben we aan gewerkt.”

Welke principes of uitgangspunten en visie draag je uit of benut je in jouw aanpak?

Sandra: “Ik werk vanuit de visie en het gedachtengoed van Deep Democracy, The Lewis Method, uit Zuid-Afrika. Belangrijk in deze visie is dat je ervan uitgaat dat alle wijsheid al in de groep aanwezig is, maar dat we deze vaak niet benutten. Uitgangspunt is dat de groep in staat is zijn eigen issues op te lossen en dat een facilitator daarbij helpt. De kern van Deep Democracy is dat het alle standpunten verzamelt, ook die van de minderheid, zodat gezegd kan worden wat gezegd moet worden. Om goede besluiten met elkaar te kunnen nemen en conflicten op te lossen. De methode onderscheidt zich van andere methodes omdat het de emoties uit de onderstroom (zie onderstaand figuur) meeneemt in het proces.”

Deep Democracy_sabotagegedrag_Sandra Bouckaert


Hoe benut je de principes van Deep Democracy om betekenisvol voor jouw klanten te zijn?

Sandra: “Op vele manieren. Het gaat er steeds om dat je de informatie uit de onderstroom zichtbaar maakt voor de groep zodat de gedeelde kennis ingezet wordt om efficiënter met elkaar te werken. Dat doe je op vele manieren en daar hebben we vele gesprekstechnieken en tools voor. Bijvoorbeeld de 4 stappen voor inclusieve besluitvorming waar je besluiten neemt waar iedereen het unaniem mee eens is. In dit proces voegen we het minderheidsstandpunt toe aan het meerderheidsbesluit.”

Heb je weerstand te overwinnen als het gaat om het betrekken van de achterban? Welke, hoe overwin je deze?

Sandra: “In alle veranderprocessen is er ‘weerstand’. Wat vaak ‘weerstand’ wordt genoemd, is meestal wijsheid die niet wordt gehoord. Bijvoorbeeld als mensen zeggen dat ze niet willen veranderen bedoelen ze vaak dat ze niet willen dat bestaande efficiënte werkwijzen worden vervangen. Als mensen vaker niet worden gehoord gaat het wringen in de onderstroom. Dan ontstaan er ‘vissen’ onder water, als je de ijsberg metafoor gebruikt. Die vissen kunnen haaien worden als je ze lang laat zitten en uiteindelijk wordt dit sabotage-gedrag. Dit gebeurt meestal onbewust. Maar wat we vergeten is de wijsheid op te halen uit dit sabotagegedrag.

Neem nu bijvoorbeeld medewerkers in een veranderproces. Ze moeten met formulier B gaan werken en niet meer met formulier A. Mensen hebben een reden om niet met formulier B te willen werken maar worden niet gehoord. Ze zijn dan formulier B voortdurend ‘kwijt’ of ‘kunnen het niet openen op hun tablet’. Wat er in werkelijkheid aan de hand is, is dat formulier A veel efficiënter was en sneller werkte. Alleen wordt dit argument steeds niet gehoord, het krijgt geen zendtijd en geen stem. Het wordt dus niet opgepikt. Dan ‘verpakken’ medewerkers wat ze te zeggen hebben in sabotagegedrag”.

In Deep Democracy hebben we veel tools om vissen en sabotagegedrag te voorkomen en al eerder boven water te halen wat er speelt. We gaan als het ware preventief ‘vissen’. In het Let’s Tune gesprek bijvoorbeeld bespreken we op een wederkerige manier of de doelen van de medewerkers nog binnen de bedoeling van de organisatie passen en of de organisatie de medewerker nog voldoende faciliteert. Een alternatief voor of aanvulling op de HR cyclus, waarbij je vroegtijdig motivatieproblemen of loopbaanvragen opspoort.

In het Let’s Talk gesprek kun je visieverschillen of diepere conflicten met elkaar bespreken en de samenwerking weer constructief maken. Zo hebben we in samenwerking met CircleLytics online dialogen ontwikkeld voor teams maar ook voor grote groepen tot 500 man: Let’s Start en Let’s Connect. Mensen kunnen anoniem hun mening geven over een topic en zelfs op meningen van anderen reageren. Je kunt ook peilingen doen op deze manier. Dit geeft een schat aan informatie voor de organisatie en zo’n dialoog is een mooi startpunt voor een life gesprek of discussie, al dan niet begeleid door een facilitator”.

Hoe zie je ‘engagement’ van de achterban zich ontwikkelen de komende jaren? Wordt strategie- en organisatieontwikkeling democratischer? Wordt het de norm?

Sandra: “Ik denk het wel. Als je ziet dat steeds meer organisaties zelfsturend, zelforganiserend of resultaatverantwoordelijk zijn en hoeveel werkgevers medewerkers stimuleren tot zelfregie denk ik dat deze ontwikkeling zich doorzet. Leidinggevenden willen graag draagvlak creëren en meedenkende medewerkers. Steeds meer organisaties zijn bezig met het betrekken van hun achterban, bijvoorbeeld bij het maken van beleid. Ook op maatschappelijk vlak zie je meer en meer burgerinitiatieven. Er zijn de laatste jaren veel ideeën om de lokale democratie te vernieuwen. Burgers worden daar actief bij betrokken.”

Waar baseer je je hierbij op?

Sandra: “Op wat ik om mij heen zie. Gemeentes verzorgen steeds vaker inspraakbijeenkomsten, gemeenteraden gebruiken Deep Democracy als vergadertechniek, maar ook omdat ik steeds vaker word gevraagd om dialogen te faciliteren tussen management en medewerkers en tussen organisaties en hun samenwerkingspartners. Er is een grote belangstelling voor Deep Democracy in diverse velden: de gemeentelijke organisatie, het onderwijs, de zorg, winstgevende bedrijven….”

Wat is jouw sterkste argument naar organisaties en beslissers om open te staan voor democratischer beslissen en hun achterban van medewerkers, patiënten, klanten, ouders, leden, etc.?

Sandra: “Drie dingen:

  1. Als je de achterban niet betrekt mis je belangrijke informatie, input en wijsheid. Je besluiten worden rijker en duurzamer als je mensen betrekt en laat meebeslissen.
  2. Je verruimt je eigen waarneming over wat er speelt. Als je alleen vanuit de beslisserspositie waarneemt is je scope beperkt. Als je je achterban betrekt zijn je besluiten meer gebaseerd op de werkelijke problemen waar mensen tegenaan lopen.
  3. Je voorkomt dat mensen zich niet gehoord voelen en gaan opereren in de sabotagelijn, waardoor ze stellingen betrekken, en standpunten vast komen te zitten. Dat vermindert creativiteit en efficiëntie. Sabotagegedrag escaleert hierdoor zelfs soms.”

Ben je geïnteresseerd in nieuwe interviews met mensen met visie en ervaring? Meld je aan voor de nieuwsbrief van CircleLytics. Of ben je geïnteresseerd in blogs over samenwerking, groepsdynamica, leiderschap en conflict? Meld je aan voor de E-zine van Sandra Bouckaert Deep Democracy Mediation & Coaching.