Waarom éénmaal per jaar feedback vragen zinloos is

7 september 2022

En hoe je als organisatie wèl vooruitkomt en leert

In dit blog leg ik uit waarom het belangrijk is om een continue dialoog te organiseren onder je medewerkers, zodat je samen met hen doorlopend blijft ontwikkelen. Doordat je continu samen met je medewerkers reflecteert over onderwerpen zoals de organisatie, leidinggeven, werkdruk en de communicatie om maar eens wat te noemen, kun je voortdurend belangrijke zaken bijstellen, behoud je talentvolle medewerkers, en verbeteren prestaties. In dit blog geef ik je een methode en tool mee waarmee je dit eenvoudig organiseert en als bonus krijg je 9 ijzersterke vragen mee die je kunt stellen aan je medewerkers.

De organisatie leert niet als…

…. Je tijdsinvestering van mensen vraagt met als doel om van te leren, maar waarbij niets blijft ‘hangen’. Stel je doet elk jaar of elk kwartaal een MTO. De medewerkers worden vragen gesteld over wat ze vinden van de resultaatgerichtheid van de organisatie, de wijze waarop de leidinggevende leiding geeft of welke mening ze hebben over hoe de organisatie wordt bestuurd.

Omdat je in een MTO over een langere periode terugkijkt zijn mensen veel dingen en hoe zaken precies gelopen zijn alweer vergeten. Ze kunnen enkel nog in globale bewoordingen aangeven wat ze zich herinneren. Doordat ze gebeurtenissen en voorvallen niet meer weten kunnen ze hun meningen ook niet onderbouwen. Voor het management blijft de informatie vaag, wat wordt er nu precies bedoeld? In een MTO worden er bovendien vaak gesloten vragen gesteld waardoor de antwoorden oppervlakkig blijven en je niet weet wat er achter zit. De feedback is vaak voornamelijk cijfermatig. Je krijgt niet te horen wat mensen hebben geleerd van situaties. Geen feedforward dus.

Bovendien levert een jaarlijks MTO een dik rapport op dat door directie, HR en OR moet worden geanalyseerd en bekeken. Medewerkers krijgen vaak pas na maanden de resultaten te zien en de opvolging van de resultaten gebeurt te lang na de bevraging. Het leermomentum is dan al lang weer voorbij. Kansen blijven liggen. Veranderingen worden niet adequaat doorgevoerd, omdat ze gestoeld zijn op vage informatie. Het zou mooi zijn als iedereen langer zaken zou onthouden, dan kon je wel relevante informatie ophalen. Waarom is ons geheugen zo slecht? Vergeten blijkt heel menselijk en gebeurt bij ons allemaal.

Hoe kan dit?

De klassieke vergeetcurve

Vergeetcurve

Herman Ebbinghaus, Duits psycholoog uit de vorige eeuw, deed onderzoek naar hoe wij leren. Hij is de uitvinder van de klassieke vergeetcurve.

Ebbinghaus’ onderzoek laat zien dat mensen nieuw geleerde dingen in eerste instantie goed kunnen onthouden, maar dat ze na verloop van tijd hetgeen ze geleerd hebben weer vergeten.

Een andere conclusie van het onderzoek was dat je informatie steeds beter onthoudt naarmate je deze informatie vaker herhaalt. Dit ‘gespreid leren’ wordt uitgelegd in onderstaand filmpje.

Je onthoudt informatie veel beter als je regelmatig op herhaling gaat. Dat heet gespreid leren. Bij gespreid leren moet je de tijd tussen het leren geleidelijk aan laten toenemen en het geleerde herhalen. Bevraag je over langere tijd terug dan zit de medewerker aan het eind van de vergeetcurve en de situatie is al lang weg gezakt, hij weet niet meer waar het nu precies om ging, hij kan dus niet meer geloofwaardig feedback geven op bijvoorbeeld een MTO.

Tel daar de ‘verliesmaanden’ van de rapportage en analyse bij op en het hele MTO is niet meer accuraat en up to date. Daar komt nog bij dat veranderingen in organisaties elkaar steeds sneller opvolgen: er moet ingespeeld worden op veranderingen in de klantwens, de concurrentie in de markt, de nieuwe koers van de gemeente, nieuwe eisen aan veiligheid, of zaken moeten anders ingericht met het oog op efficiency…

Om alle bovengenoemde redenen raad ik het MTO dringend af. Als je wilt dat je snel in kunt spelen op de actualiteit en samen leert op het moment dat het zinvol is zodat je op tijd bij kunt stellen, moet je zorgen dat je inzichten verder kunt brengen. Voor dit voortschrijdend inzicht heb je ‘beklijving’ nodig. Inzichten en kennis levend houden doe je door de techniek van gespreide herhaling.

De lerende organisatie

Geen enkele situatie in een team of afdeling blijft tegenwoordig lang hetzelfde, er is altijd een reorganisatie, verloop, de klantvraag verandert of er komt een nieuwe teamleider. Teams, afdelingen en projectgroepen moeten zich voortdurend aanpassen. Ook de wereld wordt steeds complexer. We moeten dus steeds meer en langer leren willen we ons aan kunnen blijven passen aan de eisen die de buitenwereld aan de organisatie stelt. De enige constante waar je invloed op hebt is gezamenlijk gespreid leren en zorgen dat de kennis en inzichten op deze manier up to date blijven en zelfs worden vergroot. Dat doe je het beste door gespreid leren.

Leer Curve

Op deze manier leer je samen

De mening van medewerkers zijn de beste voorspellers voor tevreden en gemotiveerde medewerkers, niet de perceptie van de organisatie. Continu leren doe je door over te stappen naar de anonieme online dialoog Let’s Connect, ontwikkeld vanuit het Deep Democracy gedachtengoed. Een mooie technologische tool waarmee je zes keer per jaar digitaal en anoniem kunt praten met 250 tot 20.000 medewerkers. Door doorlopend in dialoog te zijn met je medewerkers sluit je het maximale aan diversiteit van alle bestaande meningen in.

Vraagstelling en reflectie

Per dialoog stel je 1 tot 3 vragen, waardoor je de snelheid erin houdt en mensen gemotiveerd blijven om mee te doen. De dialoog bestaat uit 2 rondes. De vraagstelling in de eerste ronde is open (met eventueel een toevoeging van een score), met een doorvraag naar toelichting en motivatie. Daardoor kom je erachter wat er onder de waterlijn speelt.

In een tweede ronde lezen de medewerkers de anonieme antwoorden van hun collega’s en kunnen deze waarderen met een -3 score (helemaal niet mee eens) tot een + 3 score (hier sta ik helemaal achter). Door deze volgende stap in het denkproces kom je verder dan je eigen vooroordelen. Medewerkers krijgen een bredere kijk op zaken, gebaseerd op meningen van anderen die hen aanzetten tot reflectie. Doe je vaker een dialoog dan kun je snel inspelen op de actualiteit. Je maakt op deze manier doorlopend gebruik van collectieve intelligentie. Je zet een ‘gezamenlijk brein’ aan het werk terwijl medewerkers hoog in hun leercurve zitten en zich nog herinneren wat ze willen delen. Je haalt op deze manier het maximale uit de denkkracht van je mensen.

 

continue leren

 

Een greep uit de mogelijke onderwerpen die je zo kunt bespreken:

  • een training of opleiding (op die manier kun je deze monitoren tijdens de duur ervan),
  • een team-ontwikkeltraject,
  • het invoeren van een nieuwe werkwijze,
  • algemeen welbevinden,
  • relatie medewerker-organisatie of medewerker leidinggevende,
  • doelen en targets,
  • return on investment,
  • werkmethodes etc.

Bonus: voorbeeldvragen

Om je een idee te geven wat voor vragen je kunt stellen en op welke manier je dat doet volgen hier enkele voorbeeldvragen. Onze consultants helpen de vragen op maat voor jullie te ontwerpen. Neem vooral contact op als je een vrijblijvende demo wilt aanvragen.

Kort geleden scoorden we als organisatie hoog op [….]. Kun je opnieuw scoren wat je van [….] denkt (1=zwak, 10=sterk) (in de 2e ronde vraag je naar hun steun voor argumenten van anderen, en wat hun tip is om een hoge score te verduurzamen).

Wat is je sterkste overtuiging als het gaat om onze organisatie en haar toekomst in 5-10 jaar?

Nu je meer informatie hebt ontvangen van de leiding, hoe denk je nu over de zorgen die we kortgeleden hebben opgehaald? Wat is nu je grootste zorg en waarom?

In welke mate geeft management het voorbeeld (-3=niet, +3=wel) wat betreft D&I en kun je dat toelichten?

Kun je je zorgen veilig uiten naar je leidinggevende (-3=niet, +3=volledig) en kun je dat toelichten?

Krijg je voldoende ondersteuning van je leidinggevende in vergelijking met anderen in dezelfde situatie? Graag je toelichting.

Wat is de kern van de vastgelopen communicatie op de afdeling volgens jou en waarom is dat zo volgend jou?

Hoe waardeer je de feedback cultuur op onze afdeling? (schaal 1-10) En wat is volgens jou nog nodig ter verbetering?

Stel je eens voor dat je kunt gaan werken waar je maar wilt: ander land, sector, positie, alles kan. Als je je dat eens voorstelt, wat zou je dan gaan doen wat je hier niet vindt?

Begeleiding

Als je bij ons een abonnement van 4 tot 6 dialogen per jaar afneemt is dit wat je krijgt:

  • Verhelderen van de vraag in een intakegesprek.
  • Samen met jou maken we de vragen voor alle dialogen op maat.
  • We denken mee over de introductie van Let’s Connect, leveren materiaal en/ of helpen met informeren van medewerkers.
  • We kijken samen met jou naar de uitnodigingstekst in de e-mail voor de dialoog.
  • We zorgen ervoor dat medewerkers de uitnodigings e-mails ontvangen met een linkje om standpunten en meningen te geven.
  • We structureren de antwoorden en koppelen terug in een handig rapport en lichten dit toe.
  • Dit proces doen we voor elke dialoog.
  • 100 % bereikbaarheid voor vragen tussendoor.
  • Uiteraard veilig, AVG proef en volledige anonimiteit gegarandeerd.

Wat levert Let’s Connect op?

  • Het zorgt voor verbinding en betrokkenheid door participatie.
  • Je bouwt aan een feedforward cultuur. Daarmee voorkom je dat belangrijke inzichten vervliegen en ben je echt een lerende organisatie.
  • Nieuwe medewerkers worden meteen opgenomen in de open communicatiecultuur en leren meteen mee.
  • De prestaties worden op een hoger niveau gebracht.
  • Medewerkers waarderen de organisatie.

Wat ertoe doet

Hetgeen mensen leren zakt gauw weer weg (vergeetcurve). Door te leren volgens gespreid leren zorg je voor continu leren. Dit brengt de lerende organisatie op een hoger niveau. De online dialoog Let’s Connect kun je inrichten zoals jij dat wilt en stelt je in staat om een continu leerproces en doorgaande communicatie op gang te houden met je medewerkers.

Als je regelmatig Let’s Connect inzet kun je talentvolle medewerkers behouden en voorkom je eilandjescultuur, miscommunicatie en een daling van de effectiviteit. De ervaring leert dat medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen en het leuk vinden om mee te denken in het verbeteren van henzelf en hun team. Het verhoogt de motivatie, de productiviteit èn de klanttevredenheid stijgt.

Feedback van deelnemers

“kort en krachtig”

“mooi om deelname zo te vergroten van een iedereen”

“de commentaren van anderen bevorderen effectief de reflectie op het eigen standpunt”

“fijn om op dit niveau mee te mogen denken”

“handige tool en niet tijdrovend”

betrokkenheid is belangrijk, dank daarvoor

Wil je meer weten? Stuur een mailtje naar sandra@letsconnectonline.nl of vraag een demo aan.

Sandra Bouckaert

Geef een antwoord