Laatste update: 13 april 2021
Om je veilig te voelen moet er een basis van vertrouwen zijn in een groep. Organisaties realiseren zich dat vertrouwen misschien wel de belangrijkste bouwsteen is voor succes, productiviteit, en een gezond werkklimaat. Tegelijkertijd is vertrouwen iets dat je niet kunt afdwingen. Je moet het verdienen. Aan de andere kant houdt vertrouwen schenken altijd een risico in: zal de ander het vertrouwen niet beschamen?
In dit artikel leg ik uit waarom een veilig werkklimaat en vertrouwen voor jouw organisatie belangrijk is. En ik geef leidinggevenden 9 tips om een veilig klimaat te creëren waarin vertrouwen kan groeien.
Waarom is veiligheid en vertrouwen zo belangrijk?
Als je een nieuwkomer bent in een organisatie tast je langzaam af of je anderen kunt vertrouwen. Dat meet je vooral af aan de daden van je teamleden en van je leidinggevende. Stel je voor: het is je eerste dag in een nieuwe baan. Je stapt je eerste vergadering binnen. De sfeer die je proeft is er één van snelle grappen, veel humor en hard werken. Plots wordt er een grap over jou gemaakt. Je weet niet hoe je moet reageren. Wat wordt hiermee bedoeld? Je lacht maar vrolijk mee, dat lijkt je het beste. De rest van de vergadering kijk je de kat uit de boom.
Als het goed is leer je de komende maanden je teamleden beter kennen en weet je wanneer een grap een ‘boodschap’ heeft, en wanneer het gewoon een grapje is. Je zult ook ervaren of je anderen om hulp kunt vragen, of je jezelf mag zijn en een afwijkende mening mag hebben, of je teamleden je betrekken en informeren, jouw teamleden je inspanningen waarderen, je fouten mag maken en of zaken open besproken worden. Naarmate dit allemaal positief uitpakt groeit je vertrouwen en voel je je veilig. Loop je deuken op in dit proces dan blijf je terughoudend. Weinig of geen vertrouwen hebben heeft een negatief effect op de productiviteit. 55% van de CEO’s gelooft dat een gebrek aan vertrouwen een bedreiging is voor de groei van een organisatie. Bovendien is wetenschappelijk bewezen dat in organisaties waar het vertrouwen groot is 74% minder stress voorkomt, medewerkers 106% meer energie op het werk ervaren, de productiviteit met 50% stijgt, er 13% minder uitval is, 76% meer betrokkenheid, 29% meer welbevinden gemeten wordt en 40% minder burn out voorkomt.
Welke factoren beïnvloeden de groei van een team naar en veilig klimaat?
Teamontwikkeling blijft steken in de fase van formeel en beleefd met elkaar omgaan als er te weinig vertrouwen is. Als vertrouwen en veiligheid ontbreken zal niemand geneigd zijn een gewaagde mening naar voren te brengen, een discussie aan te gaan, of hulp te vragen. Een behoudende en voorzichtige cultuur, waarin teamleden geen fouten durven maken en geen eigen initiatieven nemen is het gevolg. Veiligheid ontstaat als teamleden elkaar beter leren kennen, als ze weten waar hun collega’s mee bezig zijn, kortom als er een kans is een band op te bouwen. Het gevoel dat je op elkaar kunt bouwen is cruciaal voor een veilig werkklimaat. Daar heb je onder andere informele momenten voor nodig waarin je elkaar in levende lijve kunt ontmoeten. Relaties opbouwen doe je onder andere door non-verbale signalen uit te wisselen en lichamelijk contact.
Dat is momenteel vaak niet mogelijk door het online werken, waarin de meetings functioneel zijn geworden en er weinig kans is voor intercollegiaal of vriendschappelijk contact. Onderzoek toont aan dat bij positief menselijk contact het hormoon oxitocine aangemaakt wordt hetgeen het vertrouwen vergroot. Menselijke interactie is dus iets wat je niet kunt wegdenken uit organisaties: het ontstaan van collegiale banden is cruciaal voor productiviteit.
Pas als de teamleden elkaar beter leren kennen en er een zekere mate van vertrouwen ontstaat, durven mensen zich meer bloot te geven. Doordat teamleden zich kwetsbaar op durven stellen vergroot dit het vertrouwen weer in elkaar, komt er weer meer oxitocine vrij en zo kom je in een positieve spiraal omhoog. Dit vertrouwen legt de basis voor het op een natuurlijke manier overeenkomen van groepsregels. Wat kan wel en wat niet in onze groep wordt impliciet en expliciet afgesproken. Als het goed is durven de teamleden nu ook lastige situaties met elkaar te bespreken en conflicten aan te gaan. Gedrag dat hieruit voortvloeit is dat mensen verantwoordelijkheid nemen.
In de praktijk merk ik dat teams door het online werken vaak in de fases van ‘verkennen’, ‘beleefdheid’ en ‘schijnharmonie’ blijven hangen of zelfs terugvallen. Er is dus continu ‘onderhoud’ nodig wat betreft het intermenselijk contact. Relaties blijven niet vanzelf goed, daar moet je iets voor doen. Als je enkel nog functioneel communiceert kan zelfs een gevoel van vervreemding ontstaan. Minder oxitocine productie doet ook zijn werk. Het is goed mogelijk dat je dan in een spiraal omlaag in plaats van een spiraal omhoog belandt: mensen spreken zich niet meer uit, betrokkenheid blijft laag, issues blijven onopgelost, vaagheid is troef, niemand neemt echt verantwoordelijkheid, feedback geven is er niet meer bij en de standaard daalt. Het is dus voor de professionaliteit en productiviteit van een team van het grootste belang dat er een veilig klimaat heerst waarbij de teamleden elkaar vertrouwen.
9 tips om een veilig klimaat te creëren
In het artikel van Paul J. Zak geeft de auteur 9 tips aan leiders om een veilig klimaat te creëren. Als leider heb je een grote invloed. Je bent rolmodel. Uit onderzoek is gebleken dat voorleven een belangrijke factor is voor het gedrag van je teamleden. Alhoewel je vertrouwen niet kunt afdwingen, is het wel zo dat bepaald gedrag van leiders, vertrouwen positief beïnvloedt. Volgens onderzoek zijn de volgende vaardigheden belangrijk voor het creëren van een veilig werkklimaat:
- Zorg voor voldoende uitdaging.
- Geef mensen zelfbeschikking en autonomie in hoe ze hun werk doen.
- Stimuleer jobcrafting
- Deel informatie op grote schaal.
- Bouw structureel en bewust aan relaties.
- Faciliteer persoonlijke groei.
- Toon kwetsbaarheid als leider.
- Geef duidelijk leiding.
En de 9de tip voeg ik zelf toe:
9. Start elke vergadering met een Check-In.
Is het vertrouwen door corona er niet beter op geworden? En wacht je met teamcoaching tot je weer live kan werken? Mijn advies: wacht niet en vraag online teamcoaching aan. Mijn ervaring is dat dit prima kan, ik heb werkvormen ontwikkeld die online uitstekend werken en waarmee ik goede resultaten behaal.
