Hoe vergroot je veiligheid in je team (1)

3 december 2018

Ik hoor vaak medewerkers zeggen: “ik voel me niet veilig”. Maar wat is dat eigenlijk, veiligheid, vraag je je misschien als teamleider of manager af? Je veilig voelen heeft alles te maken met vertrouwen. In dit blog, het eerste van een tweeluik, zoom ik in op vijf aspecten van vertrouwen die van belang zijn om bij stil te staan, wil je kunnen bouwen op je collega’s. In het vervolgblog ‘Hoe vergroot je veiligheid in je team? (2)’ vertel ik wat je kunt doen om aan veiligheid te werken met je team.

Op elkaar kunnen bouwen als team

Sandra Bouckaert Deep Democracy: Hoe vergroot je veiligheid in je team-2Je hebt vertrouwen nodig in elkaar om als team goed te kunnen functioneren. Je moet het gevoel hebben dat je op elkaar kunt rekenen. Als medewerkers geef je je mandaat aan de leider zodat deze jou kan faciliteren als professional. Als leider vertrouw je erop dat je medewerkers zich inzetten voor de goede zaak.

Mooie woorden maar wat betekent vertrouwen nu concreet? Een mooie kapstok vind ik de visie van Alan Sieler, founder van Ontological Coaching. Alan Sieler heeft het over vier elementen die ertoe doen als het over vertrouwen gaat. Ik voeg er zelf nog een vijfde aan toe vanuit Deep Democracy.

1. Geen verborgen agenda

Datgene wat je zegt is niet iets anders dan dat wat je denkt. Klopt hetgeen je denkt niet met wat je zegt, dan voelen mensen vaak dat er iets niet pluis is. Er zijn situaties waarin je in de verleiding komt om iets anders te zeggen dan wat je denkt. Je zit bijvoorbeeld in een veranderproces en je weet nog niet waar de nieuwe ontwikkelingen heen leiden. Probeer je team dan niet gerust te stellen door dingen te verkondigen die je niet zeker weet: zeg gewoon dat je het ook niet weet. Leren leven met onzekerheid hoort bij leven en werk.

Soms hebben medewerkers ook een verborgen agenda naar jou of naar elkaar. In politieke organisaties is dit niet ongewoon. Er spelen verschillende belangen en loyaliteiten. Belangrijke vragen bij strategie zijn: schaad ik het vertrouwen? Kan ik het nog verantwoorden naar mezelf, mijn collega’s, mijn leidinggevende, de organisatie? Soms zijn dit duivelse dilemma’s, waarbij individuele belangen botsen met organisatiebelangen. Wat deel je wel en wat niet? Daarbij kan het helpen om te sparren met een onafhankelijke partij.

2. Betrouwbaarheid

Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. En dat betekent natuurlijk niet dat je nooit van mening kan veranderen. Maar dit voortschrijdend inzicht zul je dan moeten toelichten. Neem de mensen mee in je gedachtegangen, anders kom je onbetrouwbaar over.

Nakomen wat je belooft. Dit lukt niet altijd. Biedt in dat geval je excuses aan.

Expliciet maken: als je elkaar goed kent is dit vaak niet nodig. Als je de ander niet zo goed kent werkt het goed om bijvoorbeeld te expliciteren. Bijvoorbeeld: wat betekent het als je tegen je team zegt dat je verwacht dat iedereen op tijd is op het teamoverleg? 10 minuten voor aanvang? Precies op tijd of mag je vijf minuten te laat komen? In elke organisatiecontext zijn de gewoonten anders.  Al deze elementen van betrouwbaarheid gelden zowel voor de relatie tussen leidinggevende en team als voor medewerkers onderling.

3. Commitment

Begaan zijn met de ander. Weten wat voor de ander belangrijk is, wat er voor hem of haar speelt. Je collega een beetje kennen en je in hem of haar verdiepen.

Zo is elk team ook weer anders en vraagt om een andere manier van leiding geven. Uiteraard hou je daarbij rekening met elk team en elk individu en hou je rekening met de organisatiebelangen. Maar ook met wat jij nodig hebt om goed leiding te kunnen geven.

Commitment is natuurlijk ook nodig tussen medewerkers. Interactie tussen de teamleden, teambuildingsactiviteiten organiseren zoals teamuitjes en activiteiten, maar ook zorgen voor (gezamenlijke) lunch en koffiepauze helpen om elkaar beter te leren kennen.

4. Competentie

Heb je de positie, het mandaat en de skills om de functie uit te voeren waar je voor bent aangesteld?

Skills. Stel jezelf de volgende vragen: heb je voldoende opleiding en ervaring? Mis je nog skills? Wat heb je minimaal nodig om je werk goed te kunnen doen? En je medewerkers? Missen zij nog opleiding en ervaring?

Mandaat. Als je de opleiding en ervaring hebt, heb je dan ook de formele mandaten gekregen om te doen wat je moet doen in de organisatie? Heb je ook het informele mandaat: ben jij volgens je team de juiste persoon om hen leiding te geven? Of start je met een nieuw team en moet je je positie nog verwerven?

Competentie.  soms zie je ook in organisaties dat er geen vertrouwen is tussen medewerkers omdat ze elkaar niet competent vinden.

5. Vertrouwen op het proces

Geloof in  de potentie van je team: Dit laatste element van vertrouwen voeg ik zelf toe vanuit Deep Democracy. Geloof je dat teams en individuen in staat zijn hun eigen oplossingen te vinden voor vraagstukken die spelen? Geloven de teamleden van elkaar dat ze de klus kunnen klaren en uitdagingen aan kunnen? De mate waarin dit geloof aanwezig is bepaalt voor een groot deel het succes van het team.

Vanuit de Deep Democracy gedachte voeg ik daar nog aan toe dat talent al latent aanwezig is in je team en dat je een rol hebt als leidinggevende om het potentieel van je medewerkers optimaal in te zetten. Dat vraagt wel geregeld afstand nemen en loslaten, zaken bespreekbaar maken, soms niet ingrijpen en de groep het zelf op laten lossen, en dingen de soep in durven laten lopen, tot zo ver het verantwoord is.

Samenvattend

Vertrouwen is nodig om als team te kunnen samenwerken. Vertrouwen omvat een aantal elementen:

  • Geen verborgen agenda
  • Betrouwbaarheid
  • Commitment
  • Competentie
  • Vertrouwen op het proces

Bewustzijn van deze elementen en alertheid op signalen die wijzen op het ontbreken ervan is de eerste stap naar het bouwen aan vertrouwen in je team.

Is er sprake van wantrouwen in je team? Of zit het niet goed tussen het team en jou? Zit je vast in dat proces? Aarzel niet om teamcoaching aan te vragen en wacht niet tot de problemen groter worden. Als je zelf te betrokken bent is het soms lastig ook nog de probleemoplosser of neutrale gespreksleider te moeten zijn. Stuur een mail en verken vrijblijvend de mogelijkheden. Lees binnenkort ook het vervolg: Hoe vergroot je veiligheid in je team (2) waarin ik je concrete tips geef hoe je het vertrouwen in je team kunt vergroten.

Geef een reactie