Interview over Let’s Connect, onze Deep Democracy online dialoog

18 april 2019

Deep Democracy-Sandra Bouckaert-2

CircleLytics interviewt bijzondere mensen met uitgesproken visie op dialoogvoering: hoe betrek je de achterban, je stakeholders, je medewerkers bij je organisatie om samen duurzaam meer waarde te realiseren. Ik (Maurik Dippel) ging deze keer in gesprek met Sandra Bouckaert. Zij werkt al jaren als Deep Democracy instructor en practitioner, coach en mediator en is partner bij de Academie voor Organisatiecultuur. In het filmpje dat je onderaan deze pagina vindt legt Sandra uit wat Deep Democracy is, hoe zij de online dialogen inzet en wat deze dialogen voor klanten kunnen betekenen. 

Wat beteken jij voor jouw klanten, waar help je ze precies mee?

Sandra: “Mijn klanten zijn teams, leidinggevenden en directies in de profit- en de non-profitsector. Ik help teams met samenwerkingsvraagstukken. De vragen gaan altijd over samenwerking. Meestal zijn er visieverschillen of conflicten, al dan niet openlijk. Het gaat over teams, samenwerkingspartners of afdelingen met een grote mate aan diversiteit.

Hulpvragen die vaak gesteld worden: hoe kunnen we beter met elkaar communiceren? We willen niet meer dat besluiten in de lucht blijven hangen of dat we steeds op onze besluiten terugkomen, wat kunnen we hieraan doen? Hoe geven we elkaar feedback op een respectvolle wijze? Wat kunnen we doen om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken? Hoe komen we uit een conflict dat al lang speelt? Ik help hen met korte interventies van één tot twee dagen en coach vaak de leidinggevende nog een tijdje na de interventies.”

Heb je een voorbeeld?

Sandra: “Een maatschap van vroedvrouwen die al twee jaar niet meer met elkaar spraken, daar heb ik een tweedaagse interventie gedaan waarbij we eerst gewerkt hebben aan de onderlinge relaties en alle issues die speelden, waarna ik ze heb geleerd hoe je gedragen besluiten kunt nemen. Een ander voorbeeld is een zelforganiserend team welzijn van een gemeente die ik vergadertechnieken leer om betere besluiten te kunnen nemen en hun vergaderstructuur vorm te geven. En ik denk ook aan een team in een ziekenhuis dat ik begeleid heb om de problemen tussen management en team te helpen oplossen en managers in de onderwijssector die niet meer met elkaar konden samenwerken waar ik mediationsessies heb gedaan.”

Welke principes of uitgangspunten en visie draag je uit of benut je in jouw aanpak?

Sandra: “Ik werk met de methode Deep Democracy. Deze is ontwikkeld door Myrna Lewis uit Zuid-Afrika in de nadagen van de apartheid. Het is een vernieuwende methode om besluiten met draagvlak te nemen. In Deep Democracy vinden we het belangrijk om alle stemmen te horen omdat iedereen in de organisatie wel iets waardevols te zeggen heeft en elke stem telt. We gaan daarbij verschillen niet uit de weg. We zoeken de minderheidsstem juist op omdat daar waardevolle informatie zit en omdat het je dwingt om vanuit een andere invalshoek te kijken. We nemen de minderheidsstem mee in onze dialogen, en voegen de input van de minderheidsstem toe aan besluitvorming. De methode onderscheidt zich van andere methodes omdat het de emoties uit de onderstroom (zie onderstaand figuur) meeneemt in het proces.”

Deep Democracy_sabotagegedrag_Sandra Bouckaert


Hoe benut je de principes van Deep Democracy om betekenisvol voor jouw klanten te zijn?

Sandra: “Op vele manieren. Het gaat er steeds om dat je de informatie uit de onderstroom zichtbaar maakt voor de groep zodat de gedeelde kennis ingezet wordt om efficiënter met elkaar te werken. Dat doe je op vele manieren en daar hebben we vele gesprekstechnieken en tools voor. Bijvoorbeeld de 4 stappen voor inclusieve besluitvorming waar je besluiten neemt waar iedereen het unaniem mee eens is. In dit proces voegen we het minderheidsstandpunt toe aan het meerderheidsbesluit.”

Heb je weerstand te overwinnen als het gaat om het betrekken van de achterban? Welke, hoe overwin je deze?

Sandra: “In alle veranderprocessen is er ‘weerstand’. Wat vaak ‘weerstand’ wordt genoemd, is meestal wijsheid die niet wordt gehoord. Bijvoorbeeld als mensen zeggen dat ze niet willen veranderen bedoelen ze vaak dat ze niet willen dat bestaande efficiënte werkwijzen worden vervangen. In Deep Democracy ga je meteen naar de weerstand toe. In de wetenschap dat er belangrijke boodschappen in de weerstand zitten. Daarom is weerstand eigenlijk geen goed woord. Het zet mensen op achterstand terwijl ze misschien alleen willen aangeven dat de nieuwe methode op punten waardevol is maar op punten ook niet werkt. Doordat je iedereen stem geeft en echt luistert verdwijnt dat wat weerstand genoemd wordt vaak snel en komen mensen met hun visies en oplossingen”.

Hoe zie je ‘engagement’ van de achterban zich ontwikkelen de komende jaren? Wordt strategie- en organisatieontwikkeling democratischer? Wordt het de norm?

Sandra: “Ik denk het wel. Als je ziet dat steeds meer organisaties zelfsturend, zelforganiserend of resultaatverantwoordelijk zijn en hoeveel werkgevers medewerkers stimuleren tot zelfregie denk ik dat deze ontwikkeling zich doorzet. In autocratisch aangestuurde organisaties zie je dat leidinggevenden eigenaarschap verlangen en graag willen dat medewerkers meedenken. Steeds meer organisaties zijn bezig met het betrekken van hun achterban, bijvoorbeeld bij het maken van beleid. Ook op maatschappelijk vlak zie je meer en meer burgerparticipatie en burgerinitiatieven.”

Waar baseer je je hierbij op?

Sandra: “Op wat ik om mij heen zie. Gemeentes verzorgen steeds vaker inspraakbijeenkomsten, gemeenteraden gebruiken Deep Democracy als vergadertechniek, maar ook omdat ik steeds vaker word gevraagd om dialogen te faciliteren tussen management en medewerkers en tussen organisaties en hun samenwerkingspartners. Er is een grote belangstelling voor Deep Democracy in diverse velden: de gemeentelijke organisatie, het onderwijs, de zorg, winstgevende bedrijven….”

Wat is jouw sterkste argument naar organisaties en beslissers om open te staan voor democratischer beslissen en hun achterban van medewerkers, patiënten, klanten, ouders, leden, etc.?

Sandra: “Drie dingen:

  1. Als je de achterban niet betrekt mis je belangrijke informatie, input en wijsheid. Je besluiten worden rijker en duurzamer als je mensen betrekt en laat meebeslissen.
  2. Je verruimt je eigen waarneming over wat er speelt. Als je alleen vanuit de beslisserspositie waarneemt is je scope beperkt. Als je je achterban betrekt zijn je besluiten meer gebaseerd op de werkelijke problemen waar mensen tegenaan lopen.
  3. Je voorkomt dat mensen zich niet gehoord voelen en gaan opereren in de sabotagelijn, waardoor ze stellingen betrekken, en standpunten vast komen te zitten. Dat vermindert creativiteit en efficiëntie. Sabotagegedrag escaleert hierdoor zelfs soms.”

Hoe zet jij de online dialogen in?

Sandra: “In de Deep Democracy methode gebruik ik online dialogen. Daarvoor heb ik de dienst Let’s Connect ontwikkeld. Ik start met een Kick-Off waar ik iedereen uitleg geef over Deep Democracy en over de online dialoog. Mensen zien dan het belang in van zo’n dialoog: dat het belangrijk is om alle stemmen te horen, en juist ook de minderheidsstem. We vertellen ook dat de dialoog anoniem is en dat je in een tweede ronde kunt reageren op de standpunten van je collega’s. Na de dialoog maken wij een rapportage en geven we advies en denken we mee over welke vragen je kunt stellen in de volgende dialoog. Met de online dialogen kun je met 500 mensen elke maand digitaal praten. Het kost je maar enkele minuten om je de standpunten van je collega’s eigen te maken en daarop te kunnen reageren. In een tijd waarin niemand tijd heeft is dat goud waard. En wil je eens over een belangrijk thema doorpraten dan kun je dat live doen via een heisessie of teamdag. De Let’s Connect is dus en hybride dialoogvorm waarin je online dialogen met live dialogen, al dan niet gefaciliteerd door Bouckaert kunt combineren. Ik heb abonnementen van 4, 6 en 12 dialogen per jaar.”

Wat laat jij achter in organisaties?

Sandra: “Dat je met elkaar continu in gesprek kunt en dat je alle stemmen, ook de minderheidsstem continu ophaalt. Omdat de online dialoog anoniem is durven mensen zich soms gemakkelijker uit te spreken, maar het is ook een manier om op te halen wat er speelt als jouw mensen vaak onderweg zijn, als je een grote span of control hebt. Ook kun je gemakkelijk met mensen in contact komen die je normaal moeilijker bij elkaar krijgt. Denk aan burgers, stakeholders zoals ouders of cliënten. Ik laat graag achter dat het normaal wordt om een cultuur te creëren waarin je met elkaar van gedachten wisselt. Als je weet wat er leeft kun je daarop sturen zodat je iedereen aan boord houdt, wijze besluiten neemt en op tijd bijstuurt.”

Ben je geïnteresseerd in Let’s Connect of heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met me op. Vind je het leuk om blogs over samenwerking, groepsdynamica, leiderschap en conflict te lezen? Meld je dan aan voor de E-zine van Sandra Bouckaert Deep Democracy Mediation & Coaching.

Geef een reactie