Hoe creëer je een open organisatiecultuur?

2 februari 2022

Het kampvuurgesprek zorgt voor open communicatie

De samenwerking verbeteren is een wens die veel teams koesteren. De laatste maanden werk ik weer veel online om teams hierbij te helpen. Online kun je niet alles doen. Je kunt online bijvoorbeeld niet met een team van 20 mensen een lastig gesprek voeren. Wat je wel kunt doen is raadgevende gesprekken voeren, ook wel kampvuurgesprekken genoemd. Door de structuur, de vragen en de collectief genomen besluiten tijdens een kampvuurgesprek heb je in een paar uur al meteen resultaat: open communicatie en to the point oplossingen voor knelpunten of de stip op de horizon. Naast concrete resultaten kun je echt je samenwerking verbeteren. In dit blog deel ik graag de ervaringen van mijn klanten met je en geef ik je zeven online en offline tips om kampvuurgesprekken te voeren en levend te houden in je organisatie.

Kampvuurgesprekken voor conflicthantering, organisatie- en teamontwikkeling

Wat is een kampvuurgesprek? Een kampvuurgesprek is een raadgevend gesprek. Doel van het kampvuurgesprek is veranderingsprocessen op gang brengen en een collectieve visie ontwikkelen die door iedereen wordt herkend en gedragen. Bij een kampvuurgesprek zet de leidinggevende of chief de collectieve wijsheid van de groep in om zich te laten voeden in het nemen van een besluit. De chief weet dat hij niet alwetend is en dat hij voor een beter besluit input vanuit diverse invalshoeken nodig heeft. Daarom legt hij een belangrijke vraag voor aan zijn tribe. Relevant voor hemzelf, de organisatie en de deelnemers aan het kampvuurgesprek.

Alle aanwezigen krijgen de gelegenheid om hun visie te delen en zijn betrokken bij het te nemen besluit. De groep deelt inzichten om de leider te helpen een goed besluit te nemen. De leider heeft in een kampvuurgesprek de rol van toehoorder, hij luistert naar de adviezen die hij krijgt. Aan het eind neemt hij, op basis van wat hij hoort, een beargumenteerd en collectief gedragen besluit en deelt dit met de groep.

Voorbeelden van wanneer je het kampvuurgesprek inzet:

  • Als je graag de meningen en oplossingen wilt horen van je medewerkers of je managers over een bepaald (heikel) thema, zoals werkdruk.
  • Je wilt stap voor stap de bedrijfscultuur veranderen.
  • Als een team kritiek heeft op een teamleider en je wilt niet dat de teamleider overvallen wordt door negatieve kritiek zodat een conflict ontstaat. Met een kampvuurgesprek voer je een constructief gesprek.
  • Je wilt een team op een hoger plan tillen, het moet bijvoorbeeld zelfstandiger gaan werken omdat de span of control van de leidinggevende te groot is om het team intensief te begeleiden.

Hoe doe je kampvuurgesprekken?

De voorbereiding

Het klinkt als een cliché maar als je goed voorbereid heb je ook goed resultaat. Kijk eerst naar het doel van de kampvuurgesprekken. Moet er een organisatieverandering worden doorgevoerd en wil je dat kampvuurgesprekken onderdeel worden van het verandertraject? Moet je bezuinigen? Reorganiseren? Wil je kampvuurgesprekken als ‘dialoogcultuur’ en ‘code of conduct’ invoeren? Of is het kampvuurgesprek een eenmalige interventie?

Over welke onderwerpen moeten de kampvuurgesprekken gaan? Moeten ze aansluiten bij de tools, methodes of visies van waaruit je al werkt? Moeten ze organisatie breed worden ingezet, of enkel binnen bepaalde teams, een afdeling, locatie of een combinatie? Voor welke leiders zijn de kampvuurgesprekken bedoeld en wie worden er uitgenodigd? Nodig je enkel managers, medewerkers of ook stakeholders en cliënten of klanten uit? Hoe vaak wil je ze voeren? Wil je ze online of offline voeren? Wil je getraind worden in het voeren van kampvuurgesprekken of wil je ze door externen of door interne coaches laten opzetten en begeleiden?

Kampvuurgesprekken voeren

Je kunt kampvuurgesprekken online of offline voeren, buiten of binnen, met een echt kampvuur, een nepkampvuur of zonder. In kleine of in grote groepen. Offline zit er geen limiet aan het aantal deelnemers. Je kunt live met 300 man een kampvuurgesprek voeren. Online ben je afhankelijk van hoeveel mensen je op je scherm kunt zien. Je moet als begeleider wel in de gaten kunnen houden of mensen nog aangehaakt zijn.

Voorbeeld

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een school voor praktijkonderwijs in Amersfoort het onlangs aanpakte. Zij hebben het kampvuurgesprek zelf georganiseerd, zonder externe begeleiding, na lezing van mijn kampvuurgesprek pagina op mijn website.

kampvuurgesprek voorbeeld

Een studiemiddag op PRO De Baander in Amersfoort. Met de Professionele leergemeenschap arbeidstoeleiding zijn zij al enige tijd aan het onderzoeken hoe zij loopbaanoriëntatie en ontwikkeling passend in hun organisatie vorm kunnen geven. De middag stond in het teken van het presenteren van een model hiervoor, waarbij ze de teamleden uitdaagden om mee te denken over een verdere invulling.

Na een theoretisch gedeelte in de aula op 1,5 meter werd het kampvuur aangestoken.

Er waren 6 kampvuren gemaakt en het team had zich opgedeeld in groepjes van vijf. Een leider en een facilitator werden in overleg per groepje aangewezen. Zelfs de talking stick was aanwezig, kleurrijk versierd door leerlingen. Fase 1, het stellen van de vraag hadden de organisatoren, gezien de tijd, verzorgd. Er waren zeven thema’s waaruit gekozen kon worden. Ze hadden de bijeenkomst aangekleed met glühwein en apfelstrudel, dekens en een vuurpot.

Quote van één van de organisatoren:

“Uiteindelijk hebben alle groepen zeker twee thema’s behandeld, en gaan wij de opbrengst teruggeven. Veel collega’s waren uitgedaagd en voelden zich gehoord. Er waren vragen over Deep Democracy en ze keken terug op een waardevolle middag, die naast de gewenste opbrengst ook veel voor de teamvorming betekende”.

Tips

Tip 1: bij het bovenstaande voorbeeld zie je hoe de organisatie het kampvuurgesprek iets versimpeld heeft. Ook hebben zij het gesprek ‘aangekleed’ met een talking stick door leerlingen gemaakt, eten en drinken, een vuurpot enzovoort. Mijn tip: pas het gespreksmodel toe zoals het past in jouw organisatie met de middelen en de tijd die jullie hebben. Als je het binnen doet kun je ook een ‘stage setting’ maken om in de sfeer te komen. Ik heb zelf een keer een kampvuur begeleid in de schoonmaaksector waarbij de leider een spons koos als talking stick. Gebruik humor en aankleding om te motiveren en er een leuke bijeenkomst van te maken. Online kun je bijvoorbeeld alle deelnemers vragen in een pauze een talking stick (een voorwerp bijvoorbeeld) te zoeken. Je laat hen bij terugkomst iets vertellen over welke betekenis de talking stick voor hen heeft.

Tip 2: de Baander gaf vooraf een presentatie over het onderwerp: een stukje geschiedenis en een blik op de toekomst. Zorg dat iedereen vooraf voldoende geïnformeerd is. Als het een slecht nieuws boodschap is, bijvoorbeeld een reorganisatie, zorg dan dat er vragen gesteld kunnen worden en dat er ruimte is voor reacties. Mensen zijn misschien gefrustreerd, boos of angstig en onzeker. Begeleid het gesprek over deze emoties en doe niet onmiddellijk een kampvuurgesprek erna. Laat de boodschap eerst zakken.

Tip 3: doe een Check-In bij de start en een Check-uit bij de afronding, zodat je goed opstart en afsluit. Altijd, maar zeker online erg belangrijk om te verbinden en te zorgen dat mensen goed afronden. Online kun je niet nog even je ei kwijt bij het napraten zoals live, maar je kunt wel aansluitend een borrel doen bijvoorbeeld.

Tip 4: denk goed na over de vraag die de chief aan de deelnemers van het kampvuurgesprek stelt. Enkel uit een goede vraag krijg je goede antwoorden. Stel een open vraag, zorg dat hij oplossingsgericht is en geef goed de kaders aan waarbinnen er meegedacht mag worden.

Tip 5: vergeet niet, als je lange termijnbesluiten neemt of je hebt ‘uitzoek’ besluiten gedeeld aan het einde van het kampvuurgesprek (uitzoekbesluiten zijn besluiten waar je nog informatie voor moet ophalen bijvoorbeeld), om je besluiten op een later tijdstip terug te koppelen via bijvoorbeeld je nieuwsbrief, een meeting of een mail.

Tip 6: deel de ervaringen en opbrengsten van kampvuurgesprekken in de organisatie zodat je het vuur brandend houdt. Zet het in de nieuwsbrief of maak er een leuk filmpje van.

Tip 7: om kampvuurgesprekken levend te houden kun je ze in bestaande gespreksvormen in de organisatie inpassen, bijvoorbeeld in een vergadering of als intervisietool. Zo kosten ze geen extra tijd, en stimuleer je mensen om er vaak mee te oefenen.

Tip 8: evalueer na een kampvuurgesprek. Kampvuurgesprekken hoeven niet perfect te verlopen. Als er iets niet liep zoals je verwachtte kun je hiervan leren. En als je dat ook durft te delen in de organisatie word je vanzelf een lerende organisatie: niet enkel inhoudelijk maar ook over hoe je goede gesprekken voert.

Tot slot: maak het aantrekkelijk

Kampvuurgesprekken maken samenwerken in een team, afdeling of organisatie leuker en effectiever. Maak kampvuurgesprekken ook aantrekkelijk, boeiend en onvergetelijk, zodat mensen vanzelf steeds meer goede gesprekken gaan voeren.

Wil je je ervaring met kampvuurgesprekken delen, net zoals De Baander deed, zodat iedereen ervan kan leren?  Zet dan hieronder je opmerking in de reactie. Dank je wel De Baander voor het delen van jullie kampvuurervaring!

Geef een antwoord