Training Deep Democracy voor zelfsturend team van een gemeente

De Vraag

Het team functioneert als min of meer als een los zand team. Omdat iedereen een eigen caseload heeft kan het werk onafhankelijk van elkaar gedaan worden. Ondanks dat deze onafhankelijkheid van elkaar de teamleden niet noodzaakt om een hecht team te worden, is er wel een verlangen naar een goede basis. Huidige en toekomstige veranderingen zoals een wisselende teamsamenstelling en nieuwe vragen vanuit de organisatie kunnen op langere termijn het team opbreken. De teamleden zouden graag meer cohesie zien. Het team merkt ook dat ze inefficiënt vergaderen en dat kost tijd en energie. De bedoeling is om het team op te bouwen, te werken aan team issues middels de methode Deep Democracy en tools mee te geven zodat het team gesprekstechnieken en besluitvormingstechnieken zelf kan toepassen.

De begeleiding

Wat hebben we gedaan? Ik heb een Deep Democracy trainingsprogramma gegeven. Eerst een volledige dag en daarna nog twee losse dagdelen, met telkens een tussenliggende periode, zodat geoefend kon worden. We hebben gewerkt met de vraagstukken van het team, terwijl tegelijkertijd geoefend werd met de neutraliteit van de voorzitter (en daarnaast als groepslid mee kunnen doen), Check-Ins en Check-Outs, besluitvorming, brainstorms en debatteren. Enkele voorbeelden van onderwerpen die we hebben verkend en waar besluiten over zijn genomen:

  • wat is onze gezamenlijke visie en hoe gaan we hier in de toekomst mee verder?
  • hoe gaan we onze verschillende overleggen vormgeven? Hoe vaak overleggen we, hoe lang, met welke mensen en waarover?
  • we kunnen diverse rollen onderscheiden; hoe gaan we de rollen van voorzitters, tijdbewakers en procesbewakers verdelen?
  • hoe gaan we onze agenda bepalen?

Tijdens elke trainingsdag bepaalde de groep welke thema’s we bespraken.

De voorzitters pikten de gespreksvaardigheden snel op en na de eerste trainingsdag werd er al met de nieuwe gesprekstechnieken vergaderd. Gaandeweg de trainingsdagen werden we geconfronteerd met de uitdaging van dit team: een groot verloop.

Teamleden vertrokken en nieuwe teamleden stroomden in. Het bleek mogelijk om de Deep Democracy gewoonten en rituelen op te pakken door de nieuwe teamleden. Al snel na de training kwam een vraag voor een herhalingsdag.  Er was behoefte om nog  meer coaching te krijgen op de gesprekstechnieken en het aantal nieuwe medewerkers was groeiende. Er was behoefte om ook hen goed mee te nemen in de nieuwe werkwijze.

Resultaat

De typische dilemma’s en vraagstukken voor zelfsturende teams, zoals gedeeld leiderschap eigenaarschap, vergaderstructuur, teambuilding, verbinding en betrokkenheid, besluiten nemen waar iedereen achter staat, hebben we kunnen uitdiepen en oplossen. Het team is bedreven geworden in:

  • het leiden van Check-Ins en Check-Outs;
  • signaleren wanneer ze het voorzitterschap beter door kunnen geven als ze merken dat ze niet meer neutraal kunnen voorzitten omdat ze te betrokken zijn op het thema;
  • gesprekstechnieken zoals de 4 stappen tot inclusieve besluitvorming, brainstorm en debat toepassen;
  • het toepassen van groepsdynamische inzichten zoals sabotage-gedrag bij jezelf opmerken en doorbreken;
  • het oppakken van eigenaarschap en verantwoordelijkheid

Sandra Bouckaert Deep Democracy: Zelforganiserende teams, denk er niet te gemakkelijk over 02

Het team is meer een team geworden, iedereen komt weer graag naar de vergaderingen en nieuwe teamleden voelen zich prettig. Zoals in elk team blijven er altijd zaken in de onderstroom spelen, omdat er steeds weer nieuwe situaties op het team afkomen. En natuurlijk is het niet zo dat deze zaken ineens gemakkelijk en snel op te lossen zijn. Dat er af en toe gedoe is hoort bij samenwerken. Maar er zijn handvatten geleerd om niet uit elkaar te drijven, open te blijven communiceren en constructief met meningsverschillen om te gaan.

Ik ervaar nog steeds een enorme verbetering van onze vergaderingen. En als ik in een andere vergadering zit, mis ik de deep democracy en voel ik me bij afwijkende standpunten veel sneller een zeurpiet. En ik zie dan bij de andere deelnemers het mechanisme in werking treden om die afwijkende mening zo snel mogelijk weer in ‘t gareel te krijgen. Het voelt echt een stuk fijner om de li (de afwijkende stem red.) te zijn, een gewaardeerd geluid

Deelnemer training – juni 2019