Van los zand naar een betrokken team

Van los zand naar een betrokken team waar ieder tot zijn recht komt.

De vraag

Een leidinggevende wil graag teamcoaching voor een receptieteam. Het laatste half jaar is de teamsamenstelling veranderd en het aantal taken is terug gebracht. Het team gaat verhuizen naar een nieuw gebouw. Zij zullen daar, naast hun reguliere werk, een receptie van een andere afdeling gaan bemensen. De teamleden zullen fysiek dichter bij elkaar zitten. De klanten van de ‘nieuwe receptie’ zijn in de ogen van het team “lastpakken”.

Er heeft een agressie incident plaatsgevonden tussen een medewerker en één van deze klanten. De medewerkers voeren niet eenduidig hun werkzaamheden uit. De reden hiervan is onduidelijk. De onderlinge communicatie verloopt niet vlot waardoor zaken onbesproken blijven en ieder voor zich knelpunten oplost. Hierdoor blijft bij de teamleden zelf, en bij de interne en externe klanten, onduidelijkheid bestaan over de regels en procedures. Dit levert verwarring en irritaties op tussen teamleden en tussen teamleden en collega’s van een andere afdeling. Teamleden beschouwen de sfeer in het team niet als opbouwend. De teamleden klagen over vermoeidheid en stress.

Traject

In het teamcoachingstraject is aan vaardigheden gewerkt door trainingen agressiebeheersing, feedback, communicatie, besluitvorming en overleg in te zetten. Daarnaast schonken we aandacht aan de visie op het werk, de competenties, de resultaatgerichte afspraken en de veranderde beleving van de taak. We onderzochten en benoemden belemmerende aannames en het team kwam tot nieuwe denkpatronen en leidende inzichten die constructief samenwerken mogelijk maakten.

Het traject duurde acht maanden met sessies van halve dagen, ongeveer 1 x per maand. Daarnaast werd de leidinggevende gecoacht. Er zijn gedurende het traject drie meetmomenten op samenwerking geweest. Deze metingen waren de aanleiding voor reflectieve teamgesprekken over de voortgang. Het team kon de positieve ontwikkelingen volgen doordat de resultaten zichtbaar werden gemaakt. Onder andere door deze positieve leerervaring kwam teamleren als vanzelf op gang.

Resultaat

Er is vertrouwen binnen het team ontstaan, de teamleden durven hun mening te geven en er wordt verantwoordelijkheid genomen voor het eigen leren en voor het teamleren. De betrokkenheid op de taak en op elkaar is gegroeid. De teamleden zijn in staat om constructief met elkaar te overleggen en kunnen samen oplossingsgericht en creatief naar uitwegen voor knelpunten zoeken. Het team werkt eenduidiger. Er is een goede regievoering op het werkproces met de klanten. De onderlinge relaties zijn verbeterd: teamleden geven aan verbinding te ervaren met andere teamleden waarbij eveneens ruimte is voor onderlinge verschillen. De communicatie met de collega’s van de andere afdeling verloopt effectief. De sfeer is prettig en teamleden doen zichtbaar met plezier hun werk.

 

Event jnauari 2014
Event januari 2014

Vanaf oktober 2011 tot juni 2012 heeft Sandra mijn team receptionisten gecoached en begeleid. Ik heb Sandra leren kennen als een leuke spontane vrouw die vanaf het eerste moment het vertrouwen van alle teamleden had gewonnen. We hebben leuke teamsessies gedaan waarin thema’s werden behandeld over feed back geven en ontvangen, ik-boodschap, complimenten geven, omgaan met agressie etc. Alle onderdelen werden aan de hand van praktijksituaties behandeld. Ik kan concluderen dat mijn team in deze periode naar elkaar toe is gegroeid. Sandra heeft hierin een grote en goede rol gespeeld. Goede heldere communicatie en prettige vrouw om mee samen te werken.

Sandra bedankt, ook namens mijn team. Mark Jager Teamleider