Stel je voor: het is winter, een dik pak sneeuw zorgt voor een prachtig plaatje. Je hebt ergens in de weilanden afgesproken met je team op een boerderij. Je komt aan en er brandt een kampvuur buiten. Jij hebt een vraag voor jouw team. Je wilt graag hun mening horen over jouw visie met betrekking tot de toekomst van het bedrijf. Je beseft dat er zonder medewerkers geen organisatie is. Je vindt dat elke mening telt en waardevol is. Daarom heb je voor deze plek en voor een ongewoon en goed gesprek gekozen.
In dit blog leg ik uit wat een kampvuurgesprek is en waarom je voor bepaalde gesprekken beter een kampvuurgesprek voert dan dat je vergadert. Bij een kampvuurgesprek ga je collectieve wijsheid delen. En lees zeker ook verder als het op dit moment geen hartje winter is, want een kampvuurgesprek past natuurlijk ook prima in een ander seizoen.
Een meltingpot uit alle windstreken
Na wat sneeuwballen te hebben gegooid rondom het vuur, of een lunch met zelfgebakken pizza’s buiten in de lentewarmte, begint het kampvuurgesprek. Iedereen is licht gespannen en vol verwachting. Kampvuurgesprekken voer je niet dagelijks. Het wordt een moment stil. Dan begint de gespreksleider te spreken.
In Afrika wordt er altijd zo vergaderd. Tijdens een Kgotla in Botswana verzamelen de dorpsbewoners zich rondom een oude boom op het dorpsplein. Ze leggen hun bed klaar, muziekinstrumenten en voedsel en dan komt de Chief. De Chief zal een vraag stellen en raad vragen aan zijn volk. Hij heeft een prachtig gewaad aan vandaag en neemt plaats op een speciale stoel. Dan wordt het stil en spreekt de chief zijn volk toe.
Kgotla gesprekken kunnen dagen duren. Iedereen kan zijn zegje doen, sommigen dansen, anderen zingen, soms duurt een toespraak voor de chief uren. Nadat iedereen heeft kunnen spreken en iedereen gehoord is gaat de Chief in bad. Hij neemt zijn raadgevers mee en gaat nadenken. Hij denkt in bad na over welke besluiten hij gaat nemen. Als de chief terugkomt na het bad, in zijn schone gewaad of pak, zit het volk klaar om naar de besluiten van de chief te luisteren.
Het Kampvuurgesprek is ontwikkeld op basis van het Kgotla gesprek door Danielle Braun van de Academie voor Organisatiecutuuur. Het gesprek combineert verschillende gespreksvormen vanuit alle hoeken van de wereld: Deep Democracy uit Zuid Afrika, de Kgotla uit Botswana, de stiltegesprekken van de Quakers en de bijeenkomsten van de Indianen.
Hoe gaat een kampvuurgesprek in zijn werk?
Doel van een kampvuurgesprek is veranderingsprocessen op gang brengen en een collectieve visie ontwikkelen die door iedereen wordt herkend en gedragen. Bij een kampvuurgesprek zet de leidinggevende de collectieve wijsheid in om zich te laten voeden in het nemen van een besluit. Dit vanuit de gedachte dat hij niet alwetend is en hij voor een beter besluit input vanuit diverse invalshoeken nodig heeft.
Alle aanwezigen krijgen de gelegenheid om zijn of haar visie te delen en zijn betrokken bij het te nemen besluit. En in organisaties bij ons in het westen duurt dat uiteraard geen dagen maar enkele uren. Een kampvuurgesprek is een eenvoudige en krachtige methode waarin wijsheid wordt benut, met een impactvol resultaat.
De leider legt een vraag voor aan zijn team, zijn directie, klanten, OR, of welke groep dan ook, waar hij raad van wil. Samen met de facilitator die het gesprek leidt, bereidt hij de bijeenkomst voor.
De groep deelt inzichten en wijsheden om de leider te helpen een voor de organisatie goed besluit te nemen. De leider heeft in een kampvuurgesprek de rol van toehoorder, hij luistert naar de adviezen die hij krijgt. Aan het eind neemt hij, op basis van wat hij hoort, een beargumenteerd en collectief gedragen besluit en deelt dit met de groep.
Bij het kampvuurgesprek horen spelregels. Onder andere dat het delen van inzichten geen negatieve consequenties heeft voor de deelnemers zodat iedereen vrijuit kan spreken.
Een kampvuurgesprek duurt twee à drie uur en bestaat uit 4 stappen voorafgegaan door een gezamenlijke start: de Check-In.
Stap 1. Het formuleren van de vraag
De leider stelt zijn vraag aan de groep, bijgestaan door de facilitator. Voorbeelden:
- ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we onze gezamenlijke toekomstvisie gaan realiseren?’
- ‘Wat is er volgens jou voor nodig om onze medewerkers zelfstandig te laten zijn?’
- ‘Hoe kunnen we van onze afdeling een aantrekkelijke werkplek maken?’
Stap 2. Verduidelijking van de vraag
De groep stelt verhelderende vragen aan de leider. De facilitator helpt aan het einde van deze ronde de leider de vraag aan te scherpen of te verduidelijken, naar aanleiding van de vragen van de groep.
Stap 3. Delen van de collectieve wijsheid: ‘having their say’
De groepsleden delen hun visie, geven hun kijk op de zaak en geven advies. Ze mogen dat doen vanuit hun eigen rol maar ook vanuit een andere rol, bijvoorbeeld de rol van de klant of een medewerker van een andere locatie of afdeling. Iedereen die iets wil zeggen stapt naar voren uit de kring, houdt een talking stick vast en spreekt zich uit. Hij legt de talking stick pas weer neer als hij helemaal is uitgesproken.
Stap 4. Besluit, giving back
De leidinggevende trekt zich eerst een half uur terug en neemt een besluit of meerdere besluiten. Hij deelt vervolgens het besluit met de groep en bedankt de groep.
Tot slot wordt het vuur gedoofd met een Check-Uit.
Waarom zou je een kampvuurgesprek doen in plaats van gewoon vergaderen?
- Door het principe van het toepassen van ’having their say’ krijgt iedereen die wil het woord. Er zijn geen groepsleden die de boventoon voeren en stille mensen die niets zeggen. Naar iedereen wordt respectvol geluisterd tot hij of zij uitgesproken is. Mensen voelen zich betrokken en er kan passie en enthousiasme door de organisatie stromen.
- Mensen denken vanuit rollen en niet vanuit ego en functiebeschrijvingen. Dat maakt het delen van de visies en het uiteindelijke besluit waarde gestuurd.
- De spelregels, een Check-In (vooraf) en Check-Uit (achteraf) zorgen voor een veilige omgeving. Zo is het mogelijk om echte, moedige gesprekken te voeren en transparante besluiten nemen.
De kern van het kampvuurgesprek
In een kampvuurgesprek stelt een leider een vraag aan de groep die hij wil bevragen: zijn medewerkers, directie, klanten, OR. Het Kampvuurgesprek is gebaseerd op het Kgotla gesprek in Botswana. De wijsheid van de aanwezigen wordt optimaal ingezet voor wijze en impactvolle besluiten. Het gesprek bestaat uit vier stappen, een start en een afronding. Als je een kampvuurgesprek doet voelen mensen zich gehoord, ontsteek je spreekwoordelijk het vuur, en praat je met elkaar over waar het echt over moet gaan.
Wil je een kampvuurgesprek laten faciliteren door mij of wil je weten waar je opgeleid kunt worden om dit zelf te kunnen begeleiden? Neem dan contact met mij op.
