Hoe vitaal zijn jouw medewerkers?

Laatste update: 9 januari 2020

De meest recente cijfers over het aantal burn-outs zijn schokkend: Ruim 17 % van de medewerkers in Nederland ervaart burnout klachten en de bijgaande kosten zijn geschat op 34 miljoen. Een kwart van de werknemers zal in 2030 niet of minder kunnen werken door stress of overbelasting. Organisaties hebben te maken met strengere kwaliteitseisen, nieuwe kwalificaties voor medewerkers en in sommige sectoren is een krapte op de arbeidsmarkt.

Een nauwelijks behapbare toestroom van nieuwe klanten of cliënten, een toenemende regelgeving en bureaucratie in combinatie met weinig regelruimte voor teams, het zijn allemaal factoren die een rol kunnen spelen bij burn-out en overspannenheid.

Uiteraard is zowel de medewerker als de organisatie verantwoordelijk voor het behoud van vitaliteit. In dit artikel wil ik me focussen op wat de organisatie kan doen om zijn verantwoordelijkheid te nemen als het gaat om de energie van medewerkers.

Onderstroom

Wetenschappelijk onderzoek uit 2009, en nog steeds actueel, leert ons dat energie van medewerkers een directe relatie heeft met onder andere autonomie, feedback, reflectie, sociale steun, coaching, ontwikkelingsmogelijkheden, afwisseling in het werk en betekenis van het werk (o.a. Schaufeli & Salanova, 2007; Gratton).

Als het gaat om specifieke oorzaken van burn-out symptomen kun je eens kritisch kijken naar bovengenoemde factoren. Wil je meer te weten komen over wat er specifiek in jouw organisatie speelt, dan is het zinvol om hiernaar eens te informeren bij medewerkers zelf. In elke organisatie spelen immers weer verschillende dynamieken, situaties en problemen.

Binnen Deep Democracy gebruiken we het ijsbergmodel om dieper te duiken in de mogelijke oorzaken en hetgeen er in de onderstroom speelt van organisaties. Dit model zou je kunnen gebruiken om eens te kijken wat er speelt in de onderstroom van jouw organisatie.

IJsberg

Stel je jouw organisatie voor als een ijsberg met boven de waterlijn alles wat bewust is en onder de waterlijn al hetgeen onbewust is. Ten aanzien van stress, vermoeidheid en een gebrek aan vitaliteit herken je wellicht de volgende situaties:

• Het is bij het management niet bekend wat er speelt bij de medewerkers en omgekeerd.
• Er wordt wel veel ‘gepraat over’ stress en werkdruk, maar er verandert niets. Kennelijk wordt hetgeen gezegd wordt niet opgepikt en daarmee zit het nog steeds in het onbewuste deel van de ijsberg (lees: organisatie). Helaas is het zo dat als zaken niet benoemd worden en geen gewicht krijgen ze niet weg zijn, al zouden we dat soms maar al te graag willen.

De hierboven beschreven situaties komen onder andere voort uit het feit dat iedereen vanuit zijn eigen plek met een andere bril naar de situatie kijkt.

Doe als experiment eens het volgende: zet twee stoelen neer. Stoel X is die van het management van jouw organisatie en stoel Y is die van de medewerker. Ga eerst eens een tijdje op stoel X zitten en laat elke visie, gedachte, emotie enzovoort opkomen met betrekking tot de medewerkers en vitaliteit. Wissel nu van stoel en doe hetzelfde over het management. Je zult al snel merken dat de manier waarop je kijkt naar de ander te maken heeft met je positie. Het eerste wat je dus als management moet doen is dit gegeven actief doorbreken door in gesprek te gaan met medewerkers.

Ga actief luisteren naar je medewerkers

Alles begint met het onderkennen dat het systeem nu eenmaal zo werkt en dat je vanuit je eigen bril kijkt. Vervolgens is het kernwoord: actief luisteren. Niet enkele keren een kwartiertje op de afdeling rondlopen en vluchtig waarnemen. Wat dan wel? Echt met medewerkers in gesprek gaan. Je zult denken: ‘ik heb daar geen tijd voor’ en ja, dat is mogelijk ook zo. Maar het is té belangrijk om het niet te doen.

Het kost in aanvang meer tijd, maar het is inmiddels bekend dat als je de juiste maatregelen kunt nemen om de vitaliteit te verhogen, medewerkers productiever worden en met meer energie hun werk doen. Dus dan gaan een heleboel dingen vanzelf gemakkelijker en hoef je minder te trekken en te sleuren. Aan de achterkant win je dus tijd. Bovendien scheelt het je een hoop geld. En het allerbelangrijkste: het gaat hier om mensen en het welzijn van mensen. Zonder mensen geen organisatie dus reden genoeg om tijd te stoppen in het ophelderen van het probleem.

7 tips om achter de oorzaken van werkstress te komen

Om de juiste acties te kunnen uitzetten heb je eerst informatie nodig. Enkele ideeën over wat je kunt doen:

• Doe een poll of zet Let’s Connect in, een online dialoog. Eckart Wintzen, (oprichter van BSO en auteur van ‘Eckart’s Notes’, ISBN 9789056379674) hanteert de volgende norm: scores onder de 7 (schaal 1- 10) verdienen de aandacht.
• Kijk naar het ziekteverzuim en naar het personeelsverloop. Een verzuimpercentage van boven de 4 % verdient echt de aandacht. Maar ook: Hoe is het met de overige werknemers gesteld?
• Zorg ervoor dat iedere medewerker een half uurtje per maand krijgt van zijn direct leidinggevende, gewoon om bij een kop koffie te praten over hoe het gaat.
• Organiseer één keer per maand een informele meeting om bij te praten en zorg dat medewerkers én management zich laten zien.
• Organiseer één keer per maand een bijeenkomst over belangrijke vraagstukken in de organisatie en faciliteer gespreksrondes waarin iedereen gestimuleerd wordt zijn mening te geven. Doe iets met de uitkomsten en koppel dit terug.
• Schrijf in het personeelsblad een column en nodig mensen uit hierop te reageren.
• Loop eens een dag mee op een afdeling of ga eens een dag tussen de medewerkers zitten werken. Het is verbazingwekkend hoeveel informatie je dit oplevert.

Je eigen medewerkers kunnen het beste feedback geven

Als je voldoende feedback weet te organiseren en er ook nog wat mee doet zullen medewerkers zich (na verloop van tijd) gehoord voelen. Dit heeft meteen een positief effect op de energie, het psychisch welbevinden en de vitaliteit. Bovendien krijg je een schat aan informatie: de werkvloer weet immers meestal heel goed hoe problemen kunnen worden opgelost. Je gebruikt dus tevens zo veel mogelijk potentieel uit de organisatie! Dubbele winst.

Volgens mij is er niets meer wat je tegen kan houden om (één van) bovenstaande tips op te volgen als je een hoog ziekteverzuim hebt, je je duurzame inzetbaarheidsbeleid wilt verbeteren of als het grootste deel van jouw werknemers boven de 40 zijn.

Wil je begeleiding bij het in gesprek gaan met je medewerkers over vitaliteit? Wij hebben online mogelijkheden om tot 500 mensen een online dialoog te voeren en faciliteren live bijeenkomsten van 5 tot 120 mensen. Neem vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden.