Ik zit in de trein. Sinds dit soort openbare plaatsen veel weg hebben van een huiskamer waar je ten volle -vaak ongewild- mee kan genieten van mobiele telefoongesprekken, luister ik mee naar een gesprek waarin een vrouw van middelbare leeftijd zich beklaagt over de ellenlange vergaderingen waar zij bij in slaap valt. Ze bekent aan haar vriendin dat haar gedachten tijdens dit soort vergaderingen meestal bij haar ‘to do’ lijstjes, de kinderen en haar zieke hond zijn.
Wat is er aan de hand?
Ik herinner me zelf nog de vergaderingen waarin één collega steeds op lijzige toon uitvoerig aan het woord was- tot ergernis van iedereen, maar niemand, incluis mijzelf, zei er iets van- of de ellenlange agenda waar we nooit doorheen kwamen en de onderwerpen waar we elke vergadering weer op kauwden.
Niet echt een sprankelend moment van de dag, eerder dodelijk voor de creativiteit en de energie. In veel vergaderingen wordt er onhandig gecommuniceerd: weinig beurtverdeling, ‘radiozenders’ (steeds maar hetzelfde herhalen zonder naar elkaar te luisteren), pseudo-communicatie en dubbele boodschappen; denk bijvoorbeeld aan een nieuw project dat we eigenlijk geen goed idee vinden, maar omdat het raakt aan het beladen onderwerp ‘hoge werkdruk’ zeggen we maar dat we er heel enthousiast over zijn of houden onze mond.
Kortom: de kwaliteit van de communicatie kan vaak beter.
Om eerlijk en open te communiceren is moed nodig en een zeker vertrouwen in elkaar. De kwaliteit van de onderlinge relaties speelt een belangrijke rol in de mate waarin we onszelf durven laten zien, onze mening durven laten horen en ons voldoende veilig voelen om tegen iemands mening in te gaan. Vaak belemmeren allerlei aannames over onze collega’s, terecht of onterecht, deze basis mindset, waardoor we niet tot een dialoog komen en creativiteit buiten de vergaderruimte blijft.
Het kan ook anders: 2 tips voor betere vergaderingen
1. Zorg dat je elkaar ‘ontmoet’ in je meeting. Een ‘ontmoeting’ kun je laten gebeuren door een ‘Check-In‘ te doen: ieder krijgt bij de start gelegenheid iets te zeggen om af te stemmen op elkaar en op de vergaderonderwerpen. Eigenlijk net zoals een orkest eerst stemt, voordat het begint met het eerste muziekstuk. De Check-In doe je aan de hand van één of meerdere vragen. Bijvoorbeeld:“Over welk agendapunt wil jij vandaag zeker een besluit nemen?”, “Hoe gaat het met je na de vergadering van zes weken geleden?”. Of :“Welke onderwerpen hebben voor jou prioriteit gezien de drukke agenda?”. Als iedereen iets gezegd heeft start je met de agenda. Je zult zien dat er focus ontstaat en dat er al belangrijke informatie tijdens de Check-In naar boven komt en er beter geluisterd wordt. Afhankelijk van het team en van wat er speelt kun je de vragen meer zakelijk houden, of op de onderlinge relaties en gebeurtenissen richten, waardoor je de relaties kunt verdiepen en het vertrouwen vergroten.
2. Kom uit je comfortzone: kies eens een andere, inspirerende locatie, wissel eens van voorzitter en gebruik eens andere, verfrissende methodieken: een brainstorm, beeldkaarten of een dialoogtechniek: het zal je alert maken en je creativiteit prikkelen.
Wil je technieken leren om met meer focus, creativiteit en plezier te vergaderen? Zodat je duurzame besluiten kunt nemen, jij en je collega’s zich betrokken voelen en je met een energiek gevoel uit de vergadering stapt? De methodieken die ik aanbied komen uit de visie en methode Deep Democracy (the Lewis Method).
Maak tijdens de vergadering ook eens gebruik van de overige tools van Deep Democracy, zoals het 4-stappenmodel.
