Wat is een Check-In?
Het is een methode uit Deep Democracy om een meeting, vergadering, heidag, overleg of een Skype-meeting te starten. Het is geen gesprek, wel een delen van hetgeen je als deelnemer wilt inbrengen. Er worden geen vragen gesteld en er wordt tussendoor niet samengevat. De inbreng kan belangrijk zijn om te worden gehoord, zowel voor de deelnemer als voor de groep.
Doel van de Check-In Meeting
Inchecken doe je om af te stemmen op de bijeenkomst en de mensen met wie je de bijeenkomst in gaat. Het inchecken helpt om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst efficiënter verloopt. Om te focussen op de meeting zijn er één tot drie vragen leidend, bijvoorbeeld: ‘waar wil je vandaag een besluit over nemen’ of ‘hoe zit je er vandaag bij en hoe gaat het met jou in de reorganisatie’. Een Deep Democracy Check-In kan van zakelijk tot procesgericht.
Hoe doe je een Check-In Meeting?
Het inchecken wordt door een neutrale facilitator geleid. Deze luistert actief en stelt geen vragen. Hij of zij start zelf met inchecken. Vervolgens gaan de deelnemers verder, niet op het rijtje af maar in “popcorn style”: iedereen kan een beurt nemen wanneer hij of zij dat wenst. Er wordt niet op elkaar gereageerd en er worden geen vragen aan elkaar gesteld. Aan het einde van de Check-In vat de facilitator samen wat er gezegd is.
Effect van de Check-In
Het is een krachtig en eenvoudig middel om mensen met elkaar in contact te brengen en met de relevante thema’s voor de bijeenkomst.
Het verdiept relaties en geeft iedereen de gelegenheid iets te zeggen zonder onderbroken te worden. Het geeft iedereen ook de gelegenheid om goed te luisteren. Het verhoogt de effectiviteit omdat nuttige en noodzakelijke informatie meteen ter tafel komt in plaats van halverwege of aan het einde van de meeting.
Een Check-In kun je vanaf twee tot 500 personen doen. Een Check-Uit is even belangrijk als een Check-In en kun je eveneens vanaf twee tot 500 personen doen.
Doel van de Check-Uit Meeting
Een Check-Uit is bedoeld om een meeting of bijeenkomst af te sluiten. Het is een manier om met elkaar terug te kijken op hoe je de bijeenkomst vond gaan. Wat werkte en wat niet. Het is geen gesprek. Deelnemers kunnen hun ervaringen, gedachten en visies delen. Het uitchecken kan een evaluatief karakter hebben en heeft tot doel goed af te ronden zodat je naar de volgende meeting, netwerkbijeenkomst of andere situatie kan. Je kunt ook vragen wat mensen achter willen laten en wat ze mee willen nemen. Als de bijeenkomst emotioneel was kunnen mensen daardoor gemakkelijker de overgang maken naar werk of naar een andere activiteit.
Hoe doe je een Check-Uit?
Een Deep Democracy Check-Uit wordt door een neutrale facilitator geleid. Deze luistert actief en neutraal en stelt geen vragen. Hij of zij start zelf met uitchecken. Vervolgens gaan de deelnemers verder, niet op het rijtje af maar in popcorn style: iedereen kan een beurt nemen wanneer hij of zij dat wenst. En de deelnemers zijn niet verplicht om uit te checken.
Effect van de Check-Uit
Het is een krachtig en eenvoudig middel om ervoor te zorgen dat deelnemers de meeting achter zich kunnen laten en beter kunnen focussen op de volgende activiteit. Het verdiept relaties en geeft iedereen de gelegenheid iets te zeggen zonder onderbroken te worden. Het geeft iedereen ook de gelegenheid om goed te luisteren naar hetgeen gezegd wordt. Het verhoogt de effectiviteit omdat gereflecteerd kan worden op de vergadering of meeting, nuttige en noodzakelijke informatie gedeeld kan worden voor een volgende meeting en als dat aan de orde is ‘resten’ uit het proces (emoties, gedachten) kunnen worden achtergelaten.
