Derde deel van een vierluik
In het eerste deel van mijn vierluik heb ik toegelicht waarom ik denk dat een organisatie niet zonder feedback kan. In het tweede deel ben ik ingegaan op wat kan helpen om van een afschermende cultuur te veranderen naar een ‘open mind’ cultuur en heb ik feedback vragen in plaats van feedback geven geïntroduceerd. En in dit deel geef ik twee handvatten om de feedback cultuur te verbeteren: 1. De feedbackcyclus van Willem Wanrooij en 2. Let’s Talk van Bouckaert Teamcoaching.
De feedbackcyclus van Willem Wanrooij
Deze start met feedback vragen, gevolgd door feedback geven door de feedbackgever. Vervolgens ontvangt de vrager de feedback, en als laatste delen beiden hun bevindingen met betrekking tot de cyclus. Deze laatste stap is belangrijk om de cyclus de volgende keer beter te kunnen gebruiken. De cyclus kan zowel op individueel-, team- als organisatieniveau worden ingevoerd. Voor de meeste mensen is feedback vragen erg ongewoon en onwennig. Om het de feedbackvrager gemakkelijker te maken kun je aandachtsvelden formuleren. Bijvoorbeeld op teamniveau zouden vragen gesteld kunnen worden met betrekking tot betrokkenheid, communicatie, samenwerking, voorbereiding op de inhoud, het behalen van doelen enzovoort. De aandachtsvelden zijn uiteraard afhankelijk van hetgeen het team samen heeft vastgesteld met betrekking tot hoe zij willen functioneren en welke teamcompetenties hiervoor van belang zijn. Voor individuele feedback en organisatiefeedback kunnen eveneens aandachtsvelden worden geformuleerd.
Implementatie
Om de cyclus te implementeren kan eerst in workshops en trainingen aan de mindset worden gewerkt (zie deel 2 van dit vierluik). Enkele helpende overtuigingen die onderwerp van de training of workshop zouden kunnen zijn:
- Zonder feedback bestaat geen leren
- Feedback vragen is ontwikkeling sturen
- There is no failure, only feedback
- Vragen om feedback verdiept de relatie tussen vrager en gever.
Vervolgens kunnen indicatoren worden gesteld bijvoorbeeld: ‘bij elk project kiest iedereen één gebied waarop hij zich wil ontwikkelen en vraagt daarover één keer per week feedback.’ De leidinggevenden monitoren de uitvoering. Als de cyclus eenmaal is geïmplementeerd kan deze onderdeel worden van voortgangsgesprekken en kan opgenomen worden in het HRM-instrumentarium.
Let’s Talk
Let’s Talk is een gespreksvorm waarin de betrokkenen elkaar in vier stappen feedback geven. Deze vorm zet ik in als de drempel te hoog is geworden om feedback te vragen en te geven en gesprekspartners wat handvatten nodig hebben om weer ‘on speaking terms’ te komen. Het kan zijn dat er een issue speelt waardoor er spanningen zijn ontstaan, dat er een sterk meningsverschil is of dat grote tegenstellingen in karakter en/of visie een rol spelen. Het idee achter Let’s Talk is dat, door de ‘waterlijn’ te laten zakken van de denkbeeldige ijsberg, het vertrouwen vergroot wordt. Hiertoe worden vooraf een aantal (veiligheids)afspraken met elkaar gemaakt waar beide partners het mee eens zijn. Dit maakt de weg vrij om te zeggen wat gezegd moet worden. Het resultaat is dat een kijkje in je eigen onbewuste en dat van je gesprekspartner mogelijk wordt en dat nieuwe inzichten naar boven worden gehaald. De (eigen)wijsheid van de gesprekspartners wordt daarbij optimaal benut.
De stappen zien er als volgt uit:
- Stap 1: samen bepalen van het onderwerp en (veiligheid)afspraken maken.
- Stap 2: zeggen wat gezegd moet worden.
- Stap 3: ieder bezint zich op hetgeen gezegd is in stap 2, spreekt uit wat hem heeft geraakt en wat dit betekent voor hemzelf en de werkrelatie?
- Stap 4: bespreken van de oplossing: actieplan, afspraken en besluiten.
Let’s Talk bevordert een gelijkwaardige communicatie, verdiept de werkrelatie en verbetert de samenwerking. De feedbackcyclus en Let’s Talk zorgen voor een open en transparante communicatiecultuur waarin het lerend vermogen van individuen, teams en organisaties kan groeien. In het laatste deel van dit vierluik ga ik in op omgekeerde beoordeling: beoordeling door medewerkers van hun leidinggevenden.
Wil je meer lezen over Let’s Talk en hoe je deze kunt gebruiken in jouw organisatie? Ga naar Let’s Talk.
