Werkdruk verlagen: waar is het kopje koffie gebleven?

Laatst was ik op een verjaardag. Een jonge man vertelde over zijn oma in het verzorgingstehuis. ‘Waar is het ouderwetse Hollandse kopje koffie gebleven?’ verzuchtte hij. Hij doelde op vervlogen tijden, waarover zijn oma hem vertelde, toen verzorgend personeel nog tijd had om met bejaarde mensen en elkaar te praten.

‘Iedereen loopt alleen maar te rennen en te vliegen’ had zijn oma hoofdschuddend tegen haar kleinzoon gezegd. Ook deze jonge man wilde voor zijn oma oprecht liever terug in de tijd.

Dit keer een blog waarin ik kijk vanuit klant- en medewerkersperspectief. We kijken samen naar de oorzaken en gevolgen van werkdruk in de zorg. Ik geef professionals vijf tips mee om de regie op hun werk weer op te pakken. Als leidinggevende of manager kun je met deze tips ook prima je voordeel doen.

Sinds wanneer is tijd een schaars goed geworden?

Tijdens de afwas op het feestje vroeg de jongeman zich af: ‘Wanneer is dat zo gebeurd, dat we onze tijd zijn kwijtgeraakt?’ Goede vraag!

Ik dacht aan het team Psychogeriatrie dat ik een tijd geleden coachte. Verpleegkundigen en verzorgenden voelden zich robots die de verzorging en verpleging ‘als aan de lopende band’ uitvoerden, zonder tijd of aandacht te kunnen geven aan de bewoners.

‘Toen ik in de jeugdzorg werkte’, zei ik tegen hem, ‘hadden we altijd tijd om naar ouders en kinderen te luisteren. We hadden zelfs tijd als collega’s om even bij te praten over het weekend, of andere privé-dingen, met een kop koffie erbij’.

Werkdruk verlagen in de zorg

Om het antwoord op de vraag van de jongeman (‘sinds wanneer is tijd een schaars goed geworden’ te vinden neem ik je mee naar Herman Tjeenk –Willink’s boek, ’Groter denken, kleiner doen’ (2018). Tjeenk Willink is voormalige vicepresident van de Raad van State. Hij schreef het in zijn boek: de complexe regelgeving, de almaar uitdijende registratie en de bezuinigingen heeft de kwaliteit van de zorg doen achteruitgaan. Ook Hugo Borst maakte zich druk over de werkdruk in de zorg. Hij is bekend door de columns die hij schreef voor het AD Magazine over de ziekte van zijn moeder. Hij maakte zich hard voor een betere ouderenzorg.

Complexe regelgeving, toegenomen registratie en tegenwoordig ook het tekort aan personeel: ze knabbelen aan de tijd van professionals. Zij moeten steeds meer doen in minder tijd. En dus rennen ze steeds harder, nemen geen pauzes meer en hebben ze geen tijd voor een praatje met een bewoner of collega. Gevolg: massale burn-outs, collega’s die van beroep veranderen en cliënten die vereenzamen of erger nog, aan hun lot worden over gelaten. Deze zorgwekkende trends zie ik de laatste jaren ook in het onderwijs en de jeugdzorg. Op maandag 2 september 2019 legden 4000 medewerkers in de jeugdzorg het werk neer. Lange wachtlijsten, een hoog ziekteverzuim en een groot verloop, te hoge werkdruk en teveel bureaucratie. Het management van deze door bureaucratie en hoge werkdruk geteisterde organisaties ziet deze trends ook. Zij wil het ook graag anders maar lijkt gevangen in het ‘systeem’.

De menselijke maat terug

Ik kom vaak in grote organisaties. Mijn ervaring is dat schaalvergroting meestal geen goed doet aan het werkgeluk en het geluk van klanten, uitzonderingen daar gelaten: afdelingen die langs elkaar heen werken, eilandjescultuur, allerlei veranderprocessen die tegelijk lopen en slechte communicatie zorgen ervoor dat de verlangens om het voor de klant beter te maken niet verwezenlijkt worden.

Het CBS maakte onlangs de laatste cijfers bekend rondom de toename van zzp’ers in de zorg. In het artikel ‘Snelle toename zorg-zzp’ers leidt tot problemen bij ziekenhuizen en zorginstellingen’ wordt gesproken over ‘een stille revolutie’. Zorgmedewerkers accepteren het niet langer dat hun werk zo ver af staat van hun drijfveer. Voor de krachten met een vast dienstverband dreigt door deze ontwikkelingen een onwerkbare situatie te ontstaan. Werkdruk verlagen is niet mogelijk. Hogere werkdruk en daardoor een hoger verzuim en verloop. In augustus 2019 meldt nu.nl in het artikel: ’Een dag meelopen in de zorg: “zelfs een kopje thee is me niet gegund.’ dat ziekenhuizen overvol zijn en de wachtlijsten immens. De werkdruk voor verpleegkundigen wordt steeds hoger, aldus het artikel.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat, naast alle zzp’ers, medewerkerscoöperaties en andere vormen van kleinschaligheid, als paddenstoelen uit de grond schieten. Denk aan Buurtzorg en Helpgewoon Nederland.

Radicale Vernieuwing is een hoopvolle landelijke beweging in de ouderenzorg die zorg realiseert die aansluit bij het leven zoals cliënten dat het liefste leiden. Behalve het centraal stellen van de cliënt, kijken ze kritisch naar door de organisatie zelf opgelegde regels en procedures.

Initiatieven zoals deze duiden erop dat zowel professionals als cliënten en zowel jong als oud er genoeg van hebben. Men wil terug naar de menselijke maat. Naar waardigheid, aandacht en respect voor kind, jongere, oudere, hulpbehoevende, leerling en professional.

Welke oplossingen ook bedacht worden, ik denk dat we vooral moeten blijven luisteren naar de ervaringen uit de beroepspraktijk van leerkrachten, docenten, maatschappelijk werk, jeugdwerkers, verzorgenden, artsen, en verpleegkundigen. Plannen gebaseerd op de praktijk moeten goed onderzocht worden, in pilots uitgeprobeerd en geëvalueerd. Al doende leren.

Mooie oplossingen allemaal hoor, maar wat moet je ermee als professional?

Stel dat jij niet die medewerker bent die ervoor kiest te vertrekken maar dat het jouw keuze is om er te zijn en te blijven voor de organisatie en de cliënten, jeugdigen of leerlingen waar je nu mee werkt? Maar dat je in je team wel te maken hebt met een groot verloop, een hoog verzuim, extreme regelgeving en registratie die veel van je tijd opslokt? Dan lijkt het soms onmogelijk om hier iets tegen te doen. Ik kan je praktische tips meegeven. Dingen die je zelf kunt doen waardoor het plezier in je werk weer terug kan komen en je weer aandacht kunt besteden aan je cliënten, bewoners of leerlingen.

Werkdruk verlagen: 5 tips

• Zet het thema vitaliteit eens op de agenda van je overleg. In een onderzoek bij het bedrijf Staples gaf 90 % van de managers aan dat ze kleine pauze-momenten aanmoedigen. Te lang doorwerken zonder het goede oude Hollandse kopje koffie of tijd voor een lunch is niet gezond. Je adrenaline-niveau blijft te lang achter elkaar op een te hoog peil waardoor je jezelf op den duur niet meer ‘uit’ kunt zetten, ook niet als je ontspant. Je systeem gaat in de ‘overdrive’. Bij een leger wordende accu helpt de overdrive modus jou zodat je je doelen kunt blijven halen. Maar je pleegt hiermee wel roofbouw op je gezondheid.Koppel hier ook de gezondheid en het welzijn van bewoners, cliënten, leerlingen, jeugdigen en ouders aan. Doordat jij aandacht kunt geven en niet gestrest bent draag je bij aan een spoedig herstel van patiënten, vermindering van eenzaamheidsgevoelens van ouderen en een voorspoediger ontwikkeling van leerlingen en jeugdigen.

• Zijn je collega’s en managers niet overtuigd? Vlieg het dan eens aan vanuit een andere invalshoek: productiviteit. Inmiddels is algemeen bekend dat als je harder werkt bij drukte zonder tussendoor op te laden je meer fouten maakt.

• Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die na iedere 90 minuten werken 20 minuten pauze nemen beter presteren dan mensen die gewoon doorwerken. Misschien is 20 minuten niet haalbaar in de organisatie waar jij werkt en moet je realistisch zijn. Probeer dan in ieder geval 10 minuten pauze te nemen na anderhalf uur werk. Stel dat je dit zou doen als team dan verhoog je de teamproductiviteit, kun je samen de hoge werkdruk verlagen en houden jullie meer tijd over voor jullie klanten.

• Stel samen met je collega’s eens voor aan je manager om te kijken of jullie onnodige regelgeving, registratie en verslaglegging kunnen afschaffen. Natuurlijk ben je sommige zaken wettelijk verplicht te doen, en horen protocols erbij vanwege de veiligheid, hygiëne etcetera. Maar misschien zijn er wel regels die bedacht zijn door de organisatie die niet hoeven. Het afvinken op een formulier van een doekje dat je over het aanrecht hebt gehaald kan bijvoorbeeld best geschrapt worden.Als ouderbegeleider in de jeugdzorg moest ik naast de officiële verslaglegging in het systeem, ook van elk oudergesprek een verslag voor mijn leidinggevende maken. Mijn collega’s en ik spraken met de leidinggevende af dat we onze aantekeningen kopieerden en in haar postvak legden. Dat scheelde uren werk. Die tijd konden we besteden aan de gezinnen.

• Kijk samen met je collega’s kritisch naar effectiviteit: hoe je nog beter kunt communiceren, afspraken na kunt komen en het werk handiger en slimmer kunt regelen en indelen. Zo hou je tijd over voor een kop koffie met elkaar of met je klant.

Lukt het je niet om bovenstaande zaken in je team of afdeling breed te regelen? Zorg dan in ieder geval zelf voor voldoende pauze en kijk kritisch naar de onnodige regels. Doe dat wel verantwoord. Als je uit kunt leggen dat je hierdoor vitaler blijft, je op deze manier productiever bent, en dat het de klant ten goede komt, heb je een doortimmerd verhaal. Zo pak je weer regie over je eigen werkleven waar het kan.

Als leidinggevende of manager kun je natuurlijk ook met je team deze thema’s bespreken en samen naar oplossingen zoeken. Met het bewaken van je eigen grenzen wat vitaliteit betreft, leef je als manager of leidinggevende voor hoe je het graag wilt zien. Onderzoek heeft aangetoond dat teams gedrag van leiders overnemen.

Dus… tijd voor koffie en een praatje?

Uit de hand gelopen regelgeving en overbodige registratie, bezuinigingen, marktwerking, grootschaligheid en personeelsschaarste hebben er allemaal toe bijgedragen dat de werkdruk de afgelopen 10 jaar behoorlijk is toegenomen. Steeds meer professionals laten zich omscholen, raken overspannen of vertrekken naar kleinschalige organisaties. Het is lastig om in je eentje dit proces te keren. Maar je kunt wel zelf iets doen. Probeer één van de tips die ik je gegeven heb eens uit en….

Laat de koffie je smaken!

En hoe zit het met tips voor werkdruk verlagen in het onderwijs? 

Ook in het onderwijs heb je geen pauze maar moet je pleinwacht lopen, vraagt het werk steeds meer van je omdat de complexiteit bij kinderen is toegenomen en heb je lange werkdagen, oudergesprekken en nakijkwerk. Ook in het onderwijs zijn de burn-out cijfers hoog. Bovenstaande tips zijn ook helpend in het onderwijs. Of je nu in de zorg of in het onderwijs werkt, ik hoop dat je bovenstaande tips in de praktijk brengt.  Heel leuk als je dat in een reactie op dit blog laat weten, zodat anderen van jou kunnen leren.

Weten wat je medewerkers echt vinden? Hen laten meedenken over oplossingen? Dat kan met Deep Democracy online dialogen Let’s Connect. Continuous listening.