De meesten van ons werken nu thuis. Even tussen de bedrijven door voor overleg of tips een collega aanschieten is er dus niet bij. Toch is het juist belangrijk om feedback te blijven geven en krijgen. Ook nu we online werken. Werkprocessen (en de goede sfeer) lopen gemakkelijk uit de rails als je dat lang niet doet. Maar hoe doe je dat, online feedback geven? Online werken geeft meer afstand. Lichaamssignalen zijn lastiger op te pikken. Online voelt afstandelijker, maar je kunt wel degelijk connectie ervaren. Online feedback geven vraagt wel om specifieke aandachtspunten. In dit blog geef ik je tips.
Gevoel van vertrouwen vergroten online
Heel veel mensen zijn online gaan vergaderen. Online communiceren voelt voor velen wat onwerkelijk en onderkoeld aan. Je ziet je collega wel op een scherm, maar veel is anders dan in het normale menselijke verkeer. Handen geven en schouderklopjes zijn er niet bij. Lichaamstaal, stembuigingen, oogcontact interpreteren, iemand plaatsen in een ruimtelijke context: het kost allemaal extra energie. Technische ongemakken die zich aandienen, achtergrondgeluiden, mensen lopen uit beeld, huisgenoten lopen er weer in of men is tegelijkertijd met de telefoon of de inhoud van een bureaulade bezig. Dit alles maakt het gevoel van vertrouwen dat we normaliter hebben in live gesprekken minder vanzelfsprekend. Vertrouwen hangt nauw samen met verwachtingen die je van de ander hebt. En omdat de gewone gang van zaken verstoord is en alles anders werkt moet je tijdens je online vergaderingen extra aandacht besteden aan vertrouwen.
Hoe kun je het vertrouwen vergroten?
Voorspelbaarheid en verwachtingsmanagement helpen.
Tips voor de praktische voorbereiding:
Zorg dat je van te voren een mail stuurt met de vergaderstukken, notulen van de vorige bijeenkomst, agenda, doel van de meeting, programma enzovoorts.- Stuur een dag voor de meeting een mail met wat er verwacht wordt van de deelnemers met betrekking tot de vergadertijd, techniek, rolverdeling (notulen) en de vergaderdiscipline.
- Introduceer online vergadergewoonten en communiceer dat van tevoren. Zet je iedereen on mute als ze de vergaderroom inkomen? Zet je mensen in een wachtkamer? Hoe lang vergader je en hoeveel pauzes neem je? Neem je de technische mogelijkheden even door met iedereen? Moeten er aantekeningen worden gemaakt? Hoe lang van te voren moeten de deelnemers aanwezig zijn? Als je iets wil zeggen steek je eerst je hand op.
Tips voor tijdens de vergadering:
- Neem voldoende pauzes, online vergaderen is vermoeiend.
- Start niet meteen met het eerste agendapunt maar doe een Check-In. De één is misschien in “corona-vakantie” stemming en de ander heeft misschien net een familielid verloren. Het helpt mensen om beter te focussen als ze even kunnen zeggen hoe ze erbij zitten, zeker in deze spannende tijd. Stel dus de vraag hoe het met ze gaat in deze spannende tijd en vraag aanvullend nog wat ze verwachten van de meeting.
- Beëindig je online meeting met een Check-Uit. In de Check-Uit kun je samen terugkijken. Maak ook ruimte voor gevoelens over het online vergaderen en neem verbeteringen mee voor de volgende meeting. Dit helpt allemaal om aan vertrouwen te bouwen.
Hoe laat je medewerkers elkaar online feedback geven
Met een zorgvuldige Check-In heb je al een goed begin. Als je medewerkers online feedback wilt geven start dan met een rondje complimenten. Vraag: ‘wat is er goed gegaan de afgelopen week?’.
Als je heel bedreven bent in online vergaderen kun je dit in break out rooms doen in tweetallen in 10 minuten. Zorg dan dat als je weer plenair komt dat de complimenten gedeeld worden. Lukt je dit niet? Dan hou je het algemeen. Sommige mensen zullen een collega noemen, anderen zullen teamprestaties noemen. Het beste kun je het dan ook zo inleiden dat beiden kan.
Daarna doe je een ronde: ‘waar liep je tegenaan en welke tip heb je?’. Medewerkers kunnen elkaar tips geven naar aanleiding van de bottlenecks. Zo leert de groep van elkaar en helpen ze elkaar. Doe dit plenair zodat iedereen van iedereen leert. Hou dit ook kort, 10 minuten zodat men niet verslapt. Daarna ga je naar de agenda.
Als leidinggevende online feedback geven aan medewerkers
Doe dit niet in dezelfde online sessie als de medewerkers feedback, dat wordt teveel en duurt te lang. Je kunt dit het beste één op één doen als je medewerkers individueel feedback wilt geven.
Bedenk vooraf welke feedback je wilt geven. Voordat je start is het goed je te realiseren dat mensen in deze tijd kwetsbaar kunnen zijn. Vraag aan de medewerker of je ergens rekening mee moet houden. Misschien wil iemand niet teveel negatieve feedback of misschien wil hij/zij juist iets leren. Mensen voelen zich gehoord door deze vraag. Bij het geven van feedback is het effectiever als je specifiek bent. Hierbij kun je denken aan de volgende elementen waaruit je een keuze kunt maken die het meest past bij de situatie. Start in ieder geval met wat je positief vindt aan de medewerker zijn/haar inzet of noem iets anders positiefs.
- Wil je aangeven of iets niet goed was, geef dan ook aan hoe het wel had gemoeten.
- Een oplossingsstrategie of rechtstreekse hulp kan ook goed werken.
- Verder kun je nadenken of je feedback wilt geven op de taak zelf die gedaan moet worden, of op procesniveau. Feedback op het proces dat doorlopen moet worden is alleen zinvol als de medewerker voldoende kennis en vaardigheden beschikt. Anders is instructie of training geven beter.
- De lastigste situatie in het geven van feedback is als de medewerker denkt dat hij het goed doet maar dat niet het geval is. Dan is het effectief om vragen te stellen en te wijzen op manieren of hulpmiddelen waarmee hij of zij zichzelf en het resultaat kan evalueren of controleren.
Maak tot slot afspraken, ook wanneer je erop terug zult komen.
Uiteraard kun je ook het team als geheel feedback geven. Dan richt je je op de teamprestaties en spreek je het team als geheel aan.
Nogmaals, vergeet bij het online vergaderen niet in te checken, zodat je weet wat er bij eenieder speelt en waar je rekening mee moet houden. Check ook uit zodat mensen ook kunnen aangeven hoe de feedback binnenkwam, of ze verder kunnen etcetera.
Zinvol en leerzaam als je je ervaringen wilt delen en tips wilt geven over feedback geven aan anderen die op dit moment online werken.
