Beoordelingsgesprekken naar een hoger niveau tillen met Deep Democracy

Beoordelingsgesprekken vormen een cruciaal onderdeel van organisaties, waarbij feedback en communicatie de sleutel zijn tot groei en ontwikkeling. In dit artikel verken ik hoe je beoordelingsgesprekken waardevoller maakt door het toepassen van Deep Democracy. Hoe kan een inclusieve communicatie beoordelingsgesprekken transformeren naar waardevolle en betekenisvolle uitwisseling? En hoe kan gelijkwaardigheid in beoordelingsgesprekken bijdragen aan een opbouwende feedbackcultuur en een lerende organisatie? 

Organisatiepsycholoog Kilian Wawoe deed twaalf jaar onderzoek naar beoordelen en belonen op de werkvloer. Hij interviewde honderden werknemers, HR-medewerkers en managers en schreef er het boek ‘Het Nieuwe Belonen’ (ISBN 978907683924) over.

Kilian Wawoe verbaasde zich erover waarom er nog beoordelingsgesprekken werden gevoerd: 93% van de medewerkers en managers was immers gefrustreerd en ontevreden over de gesprekken. Toen hij met vakbonden en directies ging praten kwam de werkelijke reden boven tafel: werkgevers en werknemers vertrouwen elkaar niet. Het gaat dan vooral om de beloning: werknemers zijn bang dat ze niet eerlijk beloond worden en werkgevers zijn bang dat ze teveel geld betalen voor niet goed functionerende werknemers. De negatieve ervaringen met beoordelingsgesprekken zetten mij aan om ze eens goed onder de loep te leggen: in deze longread bespreek ik wat beoordelingsgesprekken zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze het beste kunt voeren. Tot slot reik ik je concrete Deep Democracy gesprekstools aan als alternatief voor een klassiek beoordelingsgesprek. 

Wat zijn beoordelingsgesprekken?

Beoordelingsgesprekken zijn gestructureerde dialogen tussen leidinggevenden en medewerkers om prestaties, doelen, ontwikkeling en verwachtingen te bespreken. Ze spelen een cruciale rol in het sturen van individuele groei en het bevorderen van organisatorische doelstellingen. Deze gesprekken kunnen nuttig zijn voor het behalen van beter resultaat, betere samenwerking en het verbeteren van de productiviteit.

Beoordelingsgesprekken voeren is van essentieel belang voor het beheren en verbeteren van medewerkersprestaties, persoonlijke ontwikkeling maar, als ze goed gevoerd worden, vergroten ze de betrokkenheid bij de organisatie en versterken ze de sense of belonging. Een goed beoordelingsgesprek vereist niet alleen een goede voorbereiding, maar ook een duidelijke en concrete onderbouwing van zowel sterke punten als ontwikkelgebieden, alsmede feedback- en gespreksvaardigheden. Tijdens een beoordelingsgesprek is het van cruciaal belang om samen tot concrete afspraken te komen die de groei bevorderen en de onderlinge samenwerking versterken.

Terugpakken op het vorige gesprek helpt om de voortgang te meten en te bespreken of eerdere doelen zijn behaald. Met de nadruk op goede onderbouwing, goede voorbereiding en het creëren van een positieve omgeving, kunnen beoordelingsgesprekken bijdragen aan het erkennen en bevorderen van professionele groei en het verbeteren van de samenwerking tussen medewerker, leidinggevende en de organisatie. 

Klassiek beoordelingsgesprek voorbeeld (klantenservice verbetering)

Deelnemers:

• Leidinggevende: Alex
• Medewerker: Sarah

Doel:

Evaluatie van Sarah’s prestaties als klantenservicemedewerker en bespreking van sterke punten, time management en toekomstige doelen. Sarah is nu een half jaar aan het werk in deze organisatie. 

Sterke punten:

Sarah’s vriendelijke aanpak en effectieve oplossingen hebben positieve feedback van klanten opgeleverd.

Verbeterpunten:

Tijdens drukke periodes kan Sarah haar time management verder verbeteren.

Ontwikkeling:

Sarah is van plan haar multitaskingvaardigheden te verbeteren. Extra training en best practices van het team worden besproken.

Toekomstige doelen:

Sarah wil efficiëntie vergroten en klanttevredenheid verbeteren.

Actiepunten:

Sarah zal time management workshops volgen en regelmatige check-ins met Alex hebben.

Dialoog:

Alex vraagt om Sarah’s inzichten en verwachtingen, wat open communicatie stimuleert.

Afsluiting:

Alex bedankt Sarah en spoort haar aan om te blijven groeien.

Dit voorbeeld toont een gestructureerd beoordelingsgesprek dat sterke punten, ontwikkeling en doelen behandelt om Sarah’s groei als klantenservicemedewerker te ondersteunen.

Dit is natuurlijk al een heel mooi gesprek, later in dit artikel lees je hoe je met het Deep Democracy Let’s Tune! gesprek nog meer uit een beoordelingsgesprek kunt halen. 

Hoe beoordelingsgesprekken te benaderen?

Verplichte beoordelingsgesprekken zijn essentieel voor prestatieverbetering en ontwikkeling binnen organisaties. Ze bieden duidelijke communicatie, waardevolle feedback, erkenning en kansen voor loopbaangroei. Om deze gesprekken effectief aan te pakken:

• Voorbereiding: verzamel prestatiegegevens en doelen voor betere beoordelingsgesprekken.
• Open dialoog: moedig openheid en eerlijkheid aan om zowel successen als uitdagingen te delen.
• Concrete voorbeelden: gebruik specifieke voorbeelden om feedback te versterken.
• Bilaterale benadering: focus op verbeterpunten en organisatorische ondersteuning.
• SMART-doelen: stel duidelijke, haalbare doelen op.
• Constructieve feedback: formuleer feedback op een positieve, groeigerichte manier.
• Erkenning: waardeer inspanningen en prestaties om motivatie te vergroten.
• Opvolging: eindig met actiepunten en plan een opvolgingsgesprek.

Het juiste moment: wanneer en hoe beoordelingsgesprekken effectief te plannen

Beoordelingsgesprekken plannen op het juiste moment draagt bij aan hun effectiviteit. Overweeg deze momenten:

• (Half)jaarlijks: voer gesprekken halfjaarlijks of jaarlijks voor consistentie.
• Na gebeurtenissen: beoordeel prestaties na projecten of mijlpalen.
• Voor doelstellingen: bespreek doelen voor toekomstige groei.
• Tijdens jaarplanning: combineer beoordelingsgesprekken met de loopbaanplanning.

Deep Democracy en communicatie

Deep Democracy, dat uitgaat van het inclusief betrekken van diverse perspectieven binnen groepen, biedt een uniek raamwerk voor open en effectieve communicatie. Dit is van vitaal belang in beoordelingsgesprekken, waarin zowel de beoordelaar als de medewerker hun standpunten moeten kunnen delen en begrijpen.

Versterking van beoordelingsgesprekken met Deep Democracy

Deep Democracy biedt leidinggevenden en medewerkers een platform om zich krachtig uit te drukken en de overdracht van informatie te verbeteren. Het stelt de stemmen van alle betrokkenen op gelijke voet, waardoor beoordelingsgesprekken een veilige, respectvolle en open omgeving creëren waar inzicht wordt gedeeld in ieders perspectief.

Een ander voordeel is dat leidinggevenden met Deep Democracy hun verwachtingen duidelijk kunnen maken. Open communicatie stelt de leidinggevende in staat om een betere relatie op te bouwen met de medewerkers, waardoor hij of zij gemakkelijker feedback kan geven en verbeteringen kan aanbrengen in de prestaties.

Het belang van luisteren en rolbewustzijn

Diepgaande luistervaardigheden en rolbewustzijn zijn essentieel in beoordelingsgesprekken. Deep Democracy moedigt aan om actief te luisteren naar verschillende perspectieven en inzicht te krijgen in hoe rollen en ervaringen de waarneming beïnvloeden. Het geeft leidinggevenden en medewerkers de kans om samen naar een oplossing te zoeken die rekening houdt met de behoeften van alle betrokken partijen.

Rolbewustzijn in feedbackgesprekken

Diepgaand inzicht in de rollen en machtsdynamieken binnen een team helpt bij het begrijpen van verborgen aspecten die feedback kunnen beïnvloeden. Deep Democracy biedt tools om deze dynamieken te herkennen en constructieve feedback te bevorderen. Machts- en rangorde-dynamieken bespreekbaar maken kan soms nuttig zijn als je vermoed dat een medewerker niet alles durft te zeggen vanwege jouw hoge rank als leidinggevende. Dan kan benoemen van jouw hoge rank en je rank inzetten om je ondergeschikte uit te nodigen zich uit te drukken helpen.

Het Deep Democracy model van luisteren

Deep Democracy moedigt aan om te luisteren naar wat er wordt gezegd, wat er niet wordt gezegd en wat tussen de regels door wordt gezegd. Dit kan leiden tot een dieper begrip en betekenisvolle gesprekken. Luisteren klinkt gemakkelijk maar is hartstikke moeilijk. In Deep Democracy beoefenen we superluisteren: je luistert niet enkel naar de inhoud maar ook met je hart en je lichaam. Je neemt waar wat er met jezelf gebeurt als de ander spreekt, let op je eigen lichaamssignalen en op de lichaamssignalen van je gesprekspartner. Als het belangrijk is voor het gesprek benoem je ook wat niet gezegd wordt maar wel gevoeld. 

Groepsdynamiek begrijpen en gebruiken

Diepgaand inzicht in de groepsdynamiek is van onschatbare waarde bij beoordelingsgesprekken. Het begrijpen van hoe de dynamiek van invloed kan zijn op percepties en functioneren helpt bij het creëren van een evenwichtige en eerlijke evaluatie. Een medewerker floreert in een psychologisch veilig team en dat is mooi, maar teamdynamieken kunnen helaas het functioneren ook belemmeren. Conflicten en spanningen binnen teams kunnen de feedbackcultuur verstoren. Deep Democracy biedt instrumenten om conflicten om te zetten in kansen voor groei en versterkte communicatie. Dit onderwerp niet schuwen maar bespreekbaar maken geeft een vollediger beeld. Zo spreek je samen niet alleen over het individu maar betrek je de team- de afdeling, en de organisatie context erbij. 

Feedback vanuit het collectief en een open feedbackcultuur

Een omgeving van openheid en veiligheid is cruciaal voor effectieve beoordelingsgesprekken. De Deep Democracy benadering draagt bij aan het creëren van een cultuur waarin eerlijke en constructieve feedback wordt aangemoedigd. Deep Democracy moedigt aan om feedback te zien als een collectieve stem, in plaats van alleen van de beoordelaar. Dit helpt bij het verzamelen van meerdere perspectieven. Bespreken wat er in het team leeft, welke thema’s men belangrijk vindt, maar ook feedback van de medewerker over jou als leidinggevende vragen helpt te leren over hoe de samenwerking beter kan. 

Praktische tips voor implementatie

Voer Let’s Tune! gesprekken, het Deep Democracy gespreksmodel voor beoordelingsgesprekken en de HR cyclus. 

In het Let’s Tune! gesprek kijk je samen met de medewerker of het doel van de medewerker is afgestemd op de organisatiedoelen. Je checkt tweemaandelijks of je nog op het goede spoor zit als medewerker en als organisatie. Uitgangspunt bij de Let’s Tune! is anders dan bij het traditionele functioneringsgesprek. Het is een tweerichtingsgesprek, dus niet een gesprek waarbij de medewerker vertelt en de leidinggevende vragen stelt. Let’s Tune! is een dialoogvorm die ervoor zorgt dat belangrijke informatie op tafel komt voor de organisatie en de medewerker.

De Let’s Tune! gesprekken kunnen een gangbare HR-cyclus, beoordelingsgesprekken, 360 graden feedback of functioneringsgesprekken vervangen. Maar het Let’s Tune! gesprek kan ook prima ingezet worden naast de HR-cyclus.

Tijdens een Let’s Tune! gesprek wordt eerlijke feedback in twee richtingen gegeven, wordt getoetst hoe de medewerker en organisatie het beste matchen en voer je moedige en proactieve gesprekken zodat je voorkomt dat je te laat bent met de afstemming tussen medewerker en organisatie. Het Let’s Tune! gesprek bestaat uit 4 stappen Deze zijn:

Check-In

1. Doel, topic en uitgangspunten
2. Deel alles!
3. Inzichten
4. Besluiten

Check-Uit

Ontdek zelf de kracht van de Check-In: Download hier mijn gratis e-Book.

Laten we eens kijken hoe het gesprek tussen Sarah en Alex eruit zou zien volgens dit model. 

Doel:

Evaluatie van de match tussen Sarah en de organisatie. 

Check-In

Check -in vragen: hoe gaat het met je? Wat wil je uit dit gesprek halen? 

Sarah geeft aan dat het goed gaat met haar, maar dat ze over zichzelf niet zo tevreden is. Ze hoopt in dit gesprek wat meer zicht te krijgen op wat ze wel en niet goed doet, zodat ze een wat realistischer zelfbeeld krijgt. 

Alex geeft aan dat hij wat slecht geslapen heeft maar dat het verder goed gaat en dat hij heeft uitgekeken naar dit gesprek. Hij merkt dat Sarah wat onzeker is soms en wil er graag achter komen hoe dit komt en hoe hij haar kan helpen.

Doel, topic en uitgangspunten

Uit de Check-In kwamen de persoonlijke doelen al, maar Sarah voegt nog toe dat ze eerlijke feedback wil van Alex en dat tegelijk ook wel spannend vindt. Wat topics betreft wil Sarah het vooral hebben over haar zorgen dat ze niet veel tegelijk aankan. Alex wil het met haar hebben over hoe zij de nieuwe werkwijze ervaart. 

Deel alles!

Sarah begint en vertelt dat ze zo onzeker wordt omdat ze merkt dat haar collega’s veel beter kunnen multitasken. Ze raakt een beetje overprikkeld als er veel tegelijk moet. Verder geeft ze de feedback dat de inwerkperiode te wensen over liet waardoor ze nog steeds niet goed weet waar ze zaken kan terugvinden of hoe dingen precies gedaan moeten worden. Verder zegt ze dat ze Alex eigenlijk te weinig ziet en ze dus ook niet altijd haar vragen kwijt kan.

Alex op zijn beurt zegt dat hij zich zorgen maakt over haar concentratie na de invoering van de nieuwe flexplekken waarbij de ruimte nog meer open is geworden en er meer geluiden zijn op de werkplek. Hij vraagt zich af of haar overprikkeldheid daarmee te maken kan hebben en vraagt ernaar. Hij maakt zich ook zorgen omdat hij haar veel dingen in haar eentje ziet oplossen en vraagt zich af of zij wel hulp aan haar collega’s vraagt. Vooral als het druk wordt ziet Alex dat zij haar tijd niet goed managed, omdat zij veel tijd kwijt is aan uitzoeken hoe ze dingen moet doen.

Inzichten

Sarah deelt dat ze herkent wat Alex zegt en dat het beter zou zijn als ze wat vaker hulp vraagt aan haar collega’s, zodat ze de slechte inwerkperiode achter zich kan laten. Ze erkent dat hulp vragen niet haar sterkste kant is. Ze heeft ook gemerkt dat je niet alles tijdens het inwerken kunt leren en dat je al doende nieuwe dingen tegenkomt die je aan collega’s moet vragen. 

Alex geeft toe dat hij veel afwezig is geweest de laatste paar maanden en hij biedt zijn excuses daarvoor aan. Het werkte goed als hij, zoals eerst, zo nu en dan eens naast haar kwam zitten en een uurtje meewerkte zodat hij mee kon kijken met Sarah. Met alle veranderingen in de organisatie is dit niet meer gelukt de laatste tijd en hij ziet nu dat dit van invloed is geweest. Tegelijk wil hij ook dat Sarah zelfstandiger wordt en meer initiatief neemt om hulp aan haar collega’s te vragen. De inwerkperiode was inderdaad echt slecht, zo geeft Alex toe, die kritiek is ter harte genomen en daar is het afgelopen half jaar ook al veel verbetering in gekomen. 

Besluiten

Samen bedenken Alex en Sarah oplossingen voor de problemen waar Sarah tegenaan loopt. Alex zal weer eens in de drie weken een uurtje bij haar gaan zitten, ze krijgt een ‘maatje’, een collega aan wie zij alles kan vragen waar zij tegenaan loopt. Ze krijgt een koptelefoon om zich af te kunnen sluiten van de geluiden en gaat een cursus time management volgen. Aangezien er ook twee maandelijkse Let’s Tune! gesprekken tussen collega’s worden gevoerd zal Sarah met haar collega de voortgang bespreken en dit ook terugkoppelen aan Alex. De besluiten worden met Sarah’s toestemming vastgelegd in de HR tool, zodat er op de halfjaarlijkse Let’s Tune! met Alex op terug gekomen kan worden. 

Check-Uit

Zowel Alex als Sarah kijken terug op een openhartig en fijn gesprek en bedanken elkaar daarvoor. 

Nu heb je een concreet gespreksmodel mee gekregen dat je in kunt zetten. Daarnaast kun je bij het integreren van Deep Democracy in beoordelingsgesprekken tevens de kracht van de groep inzetten om de implementatie nog te versterken en de transformatie naar een inclusieve cultuur te versnellen. Hier zijn enkele tips:

• Inclusieve betrokkenheid: betrek het hele team bij de implementatie. Laat hen zien hoe Deep Democracy de feedbackcultuur kan versterken en individuele groei kan ondersteunen.
• Start met bewustwording: begin met bewustwordingstraining over de principes van Deep Democracy. Leg uit hoe inclusieve communicatie en collectieve feedback het beoordelingsproces kunnen verbeteren.
• Praktische workshops: organiseer workshops waarin teamleden kunnen oefenen met Deep Democracy-technieken.
• Leiderschapsondersteuning: zorg ervoor dat leidinggevenden en managers actief betrokken zijn en het goede voorbeeld geven. Hun steun is cruciaal voor een soepele overgang.
• Geleidelijke implementatie: introduceer Deep Democracy stap voor stap. Begin bijvoorbeeld met Check-Ins te introduceren in teambesprekingen voordat je het volledig in beoordelingsgesprekken integreert.
• Feedbackloops: creëer feedbackloops om de ervaringen en uitdagingen van teamleden te begrijpen. Zorg dat dit tot positieve ervaringen leidt. 
• Continue ondersteuning: bied doorlopende ondersteuning, zoals regelmatige check-ins en follow-up workshops. Beantwoord vragen en los problemen op naarmate de implementatie vordert.
• Meten van succes: definieer meetbare doelen voor de implementatie, zoals verbeterde feedbackkwaliteit, communicatie of verhoogde betrokkenheid. Evalueer regelmatig de voortgang en pas aan waar nodig.
• Flexibiliteit en aanpassing: houd er rekening mee dat elke teamdynamiek anders is. Wees bereid om de benadering aan te passen op basis van wat het beste werkt voor jouw team.

Conclusie

Kwalitatieve beoordelingsgesprekken blijven een hoeksteen van organisatorische groei en ontwikkeling. Door Deep Democracy toe te passen, kunnen deze gesprekken evolueren naar inclusieve dialogen waarin diverse perspectieven worden gehoord en gewaardeerd. Als je regelmatig de Let’s Tune! gesprekken voert, zul je merken dat:

• Je medewerkers meer eigenaarschap oppakken met betrekking tot hun loopbaan, professionele ontwikkeling, taken en samenwerking.
• Je talentvolle medewerkers behoudt.
• Medewerkers met meer plezier hun werk doen waardoor de klanttevredenheid stijgt.
• Je als ‘bijvangst’ feedback op het management en de organisatie krijgt.

Benieuwd hoe jouw organisatie kan groeien door Deep Democracy te integreren? Bekijk hier mijn trainingen en andere Deep Democracy-diensten.

Veelgestelde vragen over beoordelingsgesprekken

Wat zijn de grootste voordelen van het toepassen van Deep Democracy in beoordelingsgesprekken?

Deep Democracy helpt bij het versterken van de feedbackcultuur, waardoor leidinggevenden en medewerkers gemakkelijker constructieve feedback kunnen geven. Het creëert een open omgeving waarin iedereen gehoord wordt en perspectief wordt gedeeld. Het resultaat is een meer evenwichtig beoordelingsproces en betere prestaties op de lange termijn.

Hoe kunnen teams worden voorbereid op een nieuwe aanpak van beoordelingsgesprekken met Deep Democracy?

De eerste stap is om de teamleden te laten begrijpen hoe Deep Democracy hun feedbackcultuur positief beïnvloedt. Daarna leer je ze hoe ze de technieken kunnen gebruiken in hun dagelijkse communicatie met elkaar. Organiseer workshops en organiseer Let’s Tune! trainingen zodat medewerkers en leidinggevenden deze gespreksvorm onder de knie krijgen en geef feedback over onderdelen die nog verbetering behoeven.

Welke hulpmiddelen en trainingen zijn er beschikbaar voor Deep Democracy en beoordelingsgesprekken?

Er zijn diverse bronnen beschikbaar, zoals specifieke trainingen, workshops, externe coaches, online materiaal en literatuur, om Deep Democracy te integreren in beoordelingsgesprekken.

Hoe kan weerstand tegen verandering in het beoordelingsproces worden overwonnen met Deep Democracy?

De weerstand tegen verandering kan verminderd worden door inclusieve besluitvorming, luisteren naar bezwaren, collectieve beslissingen, transparante communicatie, duidelijk kaderen, geleidelijke implementatie en continue feedback.

Meer lezen over het onderzoek van Killian Wawoe?