Sociaal Team Houten biedt ondersteuning in de gemeente Houten op het gebied van zorg en welzijn, werk en inkomen en jeugd en gezin. De stichting kwam in 2020 met de wens om meer met Deep Democracy werkvormen te leren werken, door de hele organisatie heen, om:
- effectiever te worden in de communicatie met haar medewerkers,
- beter om te leren gaan met verschillen in de organisatie,
- de kwaliteit van de besluitvorming te vergroten,
- onderstroomthematieken bespreekbaar te leren maken.
Deze casus is een mooi en uniek voorbeeld van hoe ik dit samen in co-creatie met Sociaal Team Houten heb aangepakt. Geen traject is hetzelfde en van te voren staat nooit helemaal precies vast wat de route wordt. Mijn aanpak is dat ik op maat werk en de actuele ontwikkelingen onderweg volg. We starten met een globaal idee en onderweg voegen we toe en stellen we bij waar nodig, omdat de ervaring leert dat veranderingen in organisaties onvoorspelbaar zijn en elkaar snel op kunnen volgen. Wat hebben we gedaan?
- Een Level 1 training voor het MT
- Een organisatiedag
- Een MT eendaagse
- Let’s Talk bilaterale gesprekken
- OR trainingen
Deep Democracy Level 1 training
Om ons doel te bereiken zijn we begonnen om een basis te leggen bij het MT en de staf, een 2 daagse incompany basis training Deep Democracy waarin de MT leden de theorie en tools van Deep Democracy meekregen. Tijdens de training werden zowel Deep Democracy theorieën als tools overgedragen en werkte het team tegelijk met de eigen teamvraagstukken, zoals gebruikelijk in een Level 1 training. Na de Level 1 training hebben diverse MT leden ook individueel nog level 2 en 3 gevolgd en een workshop voor het online werken met Deep Democracy.
Na de trainingen gingen diverse MT leden aan de slag met Deep Democracy in hun eigen team. Zowel op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, als op het vlak van teamontwikkeling en leiderschap zijn stappen gezet.
Organisatiedag
Als tweede interventie hebben we een organisatiedag ingezet met een tweeledig doel: kennismaken met de werkvormen van Deep Democracy en samen nadenken over de koers van Sociaal Team Houten en het strategisch toekomstscenario. Door de beperking op het beschikbare budget voor de stichting in combinatie met acht gemeentelijke ombuigingsmaatregelen, met als doel kostenbeheersing, was een strategisch toekomstscenario noodzakelijk. Er werd onder andere toegelicht wat dit voor de kerntaken van Sociaal Team Houten in 2020 zou gaan betekenen. We hebben de werkvormen ‘Gesprek op Voeten’ en ‘Kampvuurgesprek’ ingezet. In het Gesprek op Voeten konden medewerkers hun reactie kwijt over het toekomstscenario en tijdens het Kampvuurgesprek dat daarop volgde legde de directie een dilemma voor, waar medewerkers over konden meedenken. Tot slot van de middag werden enkele besluiten genomen door de directie, gevoed door het collectief van medewerkers. De kennismaking met de Deep Democracy tools was zinvol en werd goed ontvangen. Voor sommige medewerkers was de nieuwe gespreksvorm ‘Kampvuurgesprek’ onwennig. Zij hadden de gespreksvorm als minder prettig ervaren, met name de rituelen zoals het gebruik van een talking stick. Daarentegen vonden ze het wel fijn dat in dezelfde bijeenkomst enkele knopen werden doorgehakt.
Wat kan een organisatiedag of masterclass waar medewerkers kennismaken met het gedachtengoed en de tools van Deep Democracy opleveren?
- Het is van belang dat medewerkers kunnen vertellen hoe ze Deep Democracy hebben ervaren, en dat daarnaar wordt geluisterd zodat je de methode niet ‘top down’ oplegt.
- Medewerkers begrijpen na deze dag vanuit welke overtuigingen/ gedachtengoed het MT werkt en waarom.
- In de evaluatie na zo’n dag kan de organisatie besluiten nemen over hoe, waar en op welke manier Deep Democracy te implementeren. Bij Sociaal Team Houten ging dit heel zorgvuldig. Ze dachten als MT steeds bij iedere besluitvorming grondig na over of ze Deep Democracy in gingen zetten of niet, en zo ja met welke vorm in welke fase. Ook werd bekeken wie dit proces ging begeleiden en wie het ging ondersteunen.
MT eendaagse
Na de organisatiedag, toen ook de training voor het MT wat was bezonken, bleek het MT behoefte te hebben aan een eendaagse voor het MT. Het team functioneerde goed maar men wilde nog effectiever worden en meer aandacht leren geven aan minderheidsstandpunten en afwijkende meningen. Op de dag is gewerkt met de teamthema’s die werden ingebracht door het MT. Naast Deep Democracy technieken die we gebruikten, hebben we extra aandacht besteed aan de roltheorie van Arnold Mindell, en de rollen binnen het MT. Je rol vinden en nemen was één van de thema’s die we in een opstelling hebben verkend en waar we over reflecteerden. Na deze dag gingen teamleden bewuster om met hun eigen rol en de eigen typerende energie, en ontstonden er alternatieve wijzen van communiceren met elkaar.
Let’s Talk
Vanuit de evaluatie van de MT eendaagse kwam de wens om Deep Democracy in te zetten om de samenwerking verder te verbeteren. Er zijn enkele Let’s Talk gesprekken en enkele begeleidingsgesprekken ingezet. Resultaat was een verbetering van de samenwerking, bewustzijn van de eigen sterke kanten en valkuilen en inzicht in de interactie patronen.
OR trainingen
Tot slot zijn er drie dagdelen training voor de OR ingezet. Dit was op hun eigen verzoek. Doel was om het Deep Democracy gedachtengoed en de tools aan te bieden zodat de rugzak van de OR leden nog beter gevuld zou worden met communicatietools. De OR heeft in de loop van drie dagdelen een verandering van samenstelling van de leden ondergaan. Naast hun communicatievaardigheden uitbreiden en aanscherpen wilden zij tevens werken aan:
- teambuilding en teamfunctioneren,
- gelijkwaardige gesprekspartner voor de directeur zijn,
- hoe haal je in de organisatie op wat er in de onderstroom speelt?
- persoonlijke communicatiestijl van de OR leden en de effectiviteit daarvan.
We werkten met het Deep Democracy gedachtengoed in combinatie met Proces Communication Model (PCM) van Dr. Taibi Kahler. Dit model is gebaseerd op gedragsobservaties en wetenschappelijk onderbouwd. Het model van Kahler model werd gebruikt door de NASA en wordt nog steeds toegepast in management, onderwijs en bij teamanalyses. Het onderscheid zes persoonlijkheidstypes: de dromer, de gestructureerde denker, de doorzetter, de rebel, de harmonizer en de promotor. We hebben allemaal een combinatie van deze persoonlijkheidstypen.
Het PCM is een fijn model om mee te werken. Het wordt eenvoudig uitgelegd en is herkenbaar voor teams en medewerkers. Wij werkten in de OR aan het herkennen van een persoonlijkheidstype in de organisatie en van de OR leden. Zij kregen inzicht in hoe een ander persoonlijkheidstype denkt en communiceert en wat het nodig heeft. Zij vonden handvatten hoe met de verschillende typen te communiceren.
De combinatie van Deep Democracy en Process Communication Model heeft de OR tot een nog hechter team gesmeed dan ze al waren. De teamleden hebben elkaar en zichzelf nog beter leren kennen, zij werden effectiever in hun communicatie naar de directeur en de organisatie en waren nog beter op elkaar afgestemd.
Opbrengst
Mijn ervaring is dat door de organisatie heen met Deep Democracy en aanvullende methodieken werken veel oplevert omdat je met elkaar langzamerhand dezelfde taal ontwikkelt om over processen in de onderstroom te kunnen praten. Er zijn altijd leidinggevenden of medewerkers die meer of minder affiniteit hebben met de methode en dat is logisch want iedereen is anders. Diegenen die enthousiast zijn over de methode gaan er vanzelf mee aan de slag. Als er teams, afdelingen of medewerkers zijn bij wie de methode niet past is het effectief om daar een gesprek over te hebben. Soms blijkt het jargon afstand te scheppen of is er voor sommigen iets nodig dat meer op maat is, waarbij geput kan worden uit andere methodes.
Het is een misvatting dat iedereen met de methode zou moeten werken binnen de organisatie. Niet iedereen hoeft een Gesprekken op Voeten te kunnen begeleiden. Het kan werken om een groepje van ‘Deep Democracy experts’ in de organisatie te hebben, zodat een collega bij jouw team een ochtend kan komen begeleiden als je zelf te betrokken bent op een bepaald thema. Een opgeleide club houdt de kennis up to date en Deep Democacy levend binnen de organisatie.
Voor Sociaal Team Houten heeft Deep Democracy meegeholpen om de organisatie meer focus te geven en samen meer op één lijn te komen, in flow te werken en contraproductieve verschillen te overbruggen. Maar uiteindelijk zet een organisatie zelf de nodige stappen, en zijn het de mensen in de organisatie die veranderingen doorzetten, dus bij deze vooral mijn complimenten aan Sociaal Team Houten.
“Voordat ik besloot Deep Democracy in te zetten heb ik er goed over nagedacht of dit een methode was die ik ook voldoende zou kunnen borgen in de hele organisatie. Ik heb allereerst onderzocht of er draagvlak voor was, bij het management en staf. Het proces vroeg namelijk zeker ook wat van hen persoonlijk, zowel individueel als in de samenwerking. We hebben met DD bereikt dat we duidelijker communiceren en dat we ons bewust zijn van onze communicatiepatronen. Ook weten we deze nu beter te doorbreken. We ervaren dat we op een andere manier besluiten nemen, waarbij aan de voorkant al meer draagvlak gecreëerd wordt. Daardoor gaat besluitvorming sneller en is duurzamer. Het mee krijgen van de minderheid vind ik hierin het meest waardevol. Ik raad Deep Democracy regelmatig aan als ik in organisaties hoor dat het schort aan heldere communicatie of besluitvorming”.
Cecile Ter Beek, Sociaal Team Houten
“We hebben als OR van het Sociaal Team Houten enkele malen een training bij Sandra gevolgd. Dit lag in de lijn met de visie die onze Stichting draagt; alle stemmen zijn van belang in het nemen van beslissingen. Het MT heeft eerder een trainingsdag georganiseerd waar Deep Democracy de leidraad was.
Waar we veel aan hebben gehad is het zogenaamd ‘plotten’ van types; het bewust worden van de type mensen en de manier waarop je met elkaar in verbinding kunt komen was zeer leerzaam. We willen immers alle stemmen horen. Sandra heeft ons ook op weg geholpen om verschillende manieren te bedenken om de behoeftes in kaart te brengen om tot een gedragen besluitvorming te komen.
Sandra hebben we ervaren als een vriendelijke, enthousiaste en inspirerende trainster. De trainingsdagen worden prettig ingevuld door theorie en opdrachten af te wisselen. De dagen gingen vliegensvlug voorbij! Sandra is flexibel en weet goed aan te sluiten bij de wensen die je zelf inbrengt en ze is georganiseerd en punctueel.
Als je organisatie de visie van Deep Democracy deelt, dan is het zeer zeker aan te raden om een training bij haar te volgen.”
OR (Hendrik Klaassen, Marlies van Rheenen en Cat Bensdorp), Sociaal Team Houten.
