Vergader met plezier (en effectief)

29 mei 2018

Gastblog van Louise Boelens

Gastblogger Bouckaert Deep Democracy-Louise BoelensLouise Boelens is een ervaren (team)coach, mediator en dialoogbegeleider. Zij is onder andere sociaal psycholoog en Deep Democracy Practitioner.

Schrijven is vaak onderdeel van haar werk. Zo schreef ze voor Trouw de rubriek ‘Bureau Boelens voor uw problemen op de werkvloer’.

Louise Boelens werkt vanuit Bureau Boelens zelfstandig en in samenwerking met collega’s. 

Bouckaert Deep Democracy-Vergader met plezier-2BNR (radio) vroeg me naar tips voor effectief vergaderen. De aanleiding was een uitspraak van Elon Musk, de CEO van Tesla, die medewerkers had aangeraden om vergaderingen die je niet snapt of waar je niet nodig bent, gewoon te boycotten: ‘Loop weg’.
Ik vind het wel dapper als mensen dat durven. Overbodig vergaderen heeft geen zin, demotiveert en kost veel energie.

Begin met een Check-In

Mijn tip in de uitzending ging over het vaststellen van de agenda: begin de bijeenkomst met gaan staan in een kring en stel de vraag ‘spelen er dingen die belangrijk zijn om te delen? Staan er overbodige punten op de agenda en/of moet er iets toegevoegd?’ Iemand die iets zegt stapt naar voren, degenen die dat ook vinden, stappen ook naar voren. Het effect hiervan is dat iedereen aanhaakt en je hebt een agenda die voor de aanwezigen klopt. Alleen al om met elkaar in een kring te gaan staan, brengt iets te weeg. Misschien zal men in het begin lacherig reageren, maar de verandering op zich boort al meer creativiteit aan.

Het gesprek met BNR duurde een paar minuten. Je kunt hem hier beluisteren.

De andere tips voor leuker en effectiever vergaderen, die ik nog in the pocket had, zijn:

  1. Houd voor ogen dat het erom gaat dat we doen wat nodig is. Dat is je richtsnoer. Dat betekent -eigenlijk vanzelfsprekend- dat (alleen) de juiste mensen aanwezig zijn.
  2.  Rond een agendapunt altijd goed af: waar staan we? Wat is de volgende stap? Check of iedereen daarbij hetzelfde voor ogen heeft.
  3. Duidelijke afspraken en besluiten leiden tot eigenaarschap. Vraag als het gesprek daartoe aanleiding geeft: wat gaan we hier mee doen? Heb je een voorstel?  Is er nog een ander voorstel?’ Breng het voorstel/ de voorstellen in stemming. Wie is ‘in’ (hand opsteken) en -als er een meerderheid is- wat hebben de anderen nodig om mee te gaan?
  4. Het helpt als de rol van technisch voorzitter (vrijwilliger) goed wordt vervuld. Er is vast een teamgenoot die deze onpartijdige rol goed op zich kan nemen. Het is vaak fijn als meerdere teamgenoten zich bekwamen in deze rol. Het is leuk om te doen, en afwisseling maakt creatief.
  5. Stimuleer dat iedereen durft bij te dragen. Als je je best doet om alle gezichtspunten echt op tafel te krijgen, krijg je betere oplossingen. Stel regelmatig de vraag: speel eens advocaat van de duivel, wat zou je dan zeggen?
    Daag elkaar uit!

Beginnen de vergaderingen binnen jouw organisatie al met een Check In?