Samenwerken is een belangrijk onderdeel van het werk. Samenwerken in een team en online samenwerken zijn steeds belangrijker geworden. Het is belangrijk om effectief en goed samen te kunnen werken, zowel in een team als met individuele collega’s.
Mijn kapster vertelt dat ze met haar collega heel goed samenwerkt. Ik vraag: ‘Wat maakt dat het zo goed gaat?’ Jullie werken in een redelijk kleine ruimte heel intensief dag in dag uit met elkaar’. Ze verklapt me hun geheim: ‘Soms maken we pittig ruzie. We hebben afgesproken dat we meteen alles eruit knallen als er iets is. Zo is Marieke best heel rommelig, ze ruimt nooit meteen op. Ik ben juist heel netjes, dat maakt dat ik ‘de moeder’ ben.’
Mijn kapster vertelt verder:
‘Als ik alleen werk is het fijn, want dan ruim ik gewoon mijn eigen zooi op en hoef ik niet die van haar op te ruimen. Marieke vindt het fijn dat als ik er niet ben, zij lekker de boel kan laten staan en aan het einde van de dag kan opruimen. We weten alles van elkaars privé, dat is fijn want als er iets is dan voelen we dat aan met een half woord. En we drinken regelmatig een glas wijn, soms om te praten over ergernissen of een ruzie uit te praten en soms om gewoon gezellig bij te praten over het leven. We hebben ook dezelfde soort humor, dan lachen we om onze ruzies. En ik kan goed relativeren. Dat scheelt, want Marieke is erg dominant, en dan heeft tegen haar ingaan helemaal geen zin.’
In dit blog haal ik vijf elementen uit haar verhaal die helpen voor een goede samenwerking. Er zijn er nog heel wat meer te noemen die een samenwerking constructief maken en misschien zijn er heel andere elementen die de samenwerking met jouw collega tot een succes maken. Leuk als je je ervaringen deelt onderaan dit blog. Hier volgen de vijf succesvolle elementen voor mijn kapster en haar collega, die helpen als je nauw met elkaar samenwerkt.
Inhoudsopgave
1. Ruzie kunnen maken
Mijn kapster en haar collega kunnen goed ruzie maken, zelfs zo goed, dat klanten vragen: ’Is er hier iets aan de hand?’ Af en toe boos zijn op elkaar, in de wetenschap dat je het later weer uitpraat, voorkomt dat je gaat saboteren. Saboteren gebeurt onbewust, uit frustratie omdat je je niet gehoord voelt. Vertel je elkaar nooit wat je dwars zit, dan creëer je een grotere onderstroom dan nodig. Constant conflicten vermijden verhindert je om een goede werkrelatie op te bouwen. Als je je mening duidelijk kunt maken in een discussie kun je je werkrelatie verbeteren. Het verheldert de frictie. Als je weet wat er schuurt, kun je het ook oplossen. Goed uit een conflict komen verdiept bovendien je werkrelatie. Het zou mooi zijn als je met je collega iets meer op je gemak kunt zijn met conflict en het als een normaal onderdeel van het leven kunt beschouwen.
2. Feedback geven
Feedback geven en ontvangen is het moeilijkste wat er is, zeker op de werkvloer. Maar het is wel belangrijk! Uit onderzoek is gebleken dat 40% van de medewerkers grote kans heeft gedemotiveerd te raken omdat ze onvoldoende feedback krijgen. Veel ingebakken ideeën verhinderen ons om te vragen naar feedback, of om feedback te geven. Van: ‘Waarom zou ik feedback vragen, stel dat de ander me raakt of zelfgericht vindt?’ Tot: ‘Ik durf geen feedback te geven, want dan krijgen we vast ruzie’. Veel van deze aannames kregen we mee in onze jeugd en zijn ongegrond. Je aannames rondom feedback eens tegen het licht houden kan je helpen om toch eens om feedback te vragen of om wat vaker feedback te geven.
In aanvaringen met collega’s zit vaak feedback die er onhandig uit komt. Soms ongezouten en soms verhuld. Het mooiste is natuurlijk als je volgens het boekje feedback kunt geven: op een geschikt moment als jullie er beiden de tijd voor maken, feiten benoemen, vanuit ‘ik’ spreken en vertellen wat iemands gedrag met je doet. Maar laten we realistisch zijn: in de hectiek van de dag is het eerder zo dat we òf onze ergernissen inslikken, iets vaags zeggen omdat we het beestje niet bij de naam durven noemen, òf feedback bot, explosief of vijandig uiten, afhankelijk van de situatie en jouw communicatiestijl. Beter heb je af en toe een discussie en kom je er later nog eens op terug dan dat je helemaal nooit feedback geeft. En het mooiste is natuurlijk als je werkrelatie zo goed is of verbetert dat je ook positieve feedback geeft. Mijn kapster en haar collega gaven elkaar feedback in de ‘verhitte’ momenten van het conflict, maar ook als ze rustig bij elkaar zaten met een wijntje. Uitpraten geeft je de gelegenheid om sorry te zeggen als je de ander hebt gekwetst, of om aan te geven dat een opmerking niet zo lekker binnen kwam.
3. Uitpraten
Uitpraten doen we zelden op de werkvloer is mijn ervaring. Eerder laten we frustraties oplopen waardoor er soms een explosie plaatsvindt, om er vervolgens zo van te schrikken dat we het gesprek stoppen. Of we vermijden de collega zo veel mogelijk en ‘werken er om heen’. Natuurlijk hoef je niet voor kleine ergernissen bij elkaar te gaan zitten om zaken uit te praten maar terugkerende hinderlijke patronen zijn wel degelijk belangrijk om een half uur aan te besteden en met een kop koffie om de tafel te gaan zitten. Helaas kom ik ook vaak de aanname tegen dat uitpraten te veel tijd kost. Niet praten over zaken vertraagt juist omdat afspraken niet worden nagekomen en je misverstanden moet uitklaren die op verkeerde aannames berusten. Soms loopt een onderhuids conflict tussen jou en je collega ineens op in het team waar je deel van uitmaakt, wat heel vervelend is en waar teamleden zich zorgen over maken. Dit alles kost energie en werkt demotiverend.
4. Gezellige momenten
Deze zijn minstens zo belangrijk als de ‘moeilijke gesprekken’. Het is de olie in je samenwerking. Niet met elke collega ben je vrienden, zoals mijn kapster, maar af en toe een wijntje drinken en iets meer te weten komen over de mens achter de collega helpt om de ander beter te leren kennen en te begrijpen hoe je met hem of haar moet communiceren. Soms zijn er privé omstandigheden waardoor je begrijpt waarom je collega sommige zaken op het werk niet voldoende aandacht geeft of helpt het om te vertellen aan je collega dat je niet zo goed bent in plannen en organiseren.
5. Humor en relativering
Met humor bedoel ik niet sarcastische humor maar grappen waar je samen om kunt lachen. Jezelf met een korrel zou nemen, waardoor je je ook kwetsbaar opstelt, of een grap maken over jullie aanvaring of een eigenaardigheid van je collega kan alleen als de relatie goed is. Grappen kunnen verkeerd vallen als er niet voldoende warmte tegenover staat, maar kunnen heel relativerend werken als uitlaatklep. Laatst begeleidde ik een management team waar sommige deelnemers aangaven dat ze zich soms onveilig voelen om zich uit te spreken. De grapjes die af en toe gemaakt werden, werkten relativerend en haalden de grootste spanning eraf. Wel waren ze in staat om serieus te praten over deze gevoelens en waren ze er alert op om dingen niet weg te lachen.
Hoe maak je constructief ruzie?
Enkele tips:
- Topic en Check. Check of de ander een ‘spannend’ gesprek wil voeren en noem daarbij het onderwerp waar je het over wilt hebben. Voer enkel het gesprek als de ander het wil.
- Communicatieregels. Stel voor om spelregels te maken. Wat heb je nodig om het gesprek te kunnen voeren? Dat je uit mag praten? Dat je het gesprek net zo lang blijft voeren tot jullie klaar zijn en het niet voortijdig afbreken? Dat jullie het gesprek time boxen? Vaak zitten problemen in verschillende communicatiestijlen: de één is direct en de ander voorzichtig, de een extravert en de ander introvert etc. Door te bespreken wat je nodig hebt word je je tegelijk vaak bewust van onderlinge patronen en voorkom je discussie over ‘de manier van praten’.
- Zeg alles! Doe aan beurtverdeling. Eerst vertelt persoon A wat hij op het hart heeft tot hij helemaal klaar is, daarna pas persoon B. Doe een tweede ronde als dat nodig is.
- Wat heeft geraakt? Deel als alles gezegd is je inzichten over jezelf. Spreek vanuit ik. Vertel wat je heeft geraakt in het verhaal van de ander en wat dit over jou zegt. Bijvoorbeeld: Het raakte me dat je zei dat je steeds op me zit te vitten omdat ik nooit opruim. Ik realiseer me dat ik echt een heel slordig persoon ben en dat jij door mijn chaos dingen niet meer kunt terugvinden en dat dit jou een hoop tijd kost. Dat vind ik erg vervelend voor je’.
- Los op! Kijk samen naar de toekomst: welke (intentie)afspraken wil je maken?
Op deze manier is constructief ruziën meteen een feedbackgesprek, klaart het de lucht en kun je daarna gezellig een wijntje met elkaar drinken.
Welke van de vijf elementen ga jij toevoegen in jouw samenwerking met je collega? Zijn er andere ingrediënten die jullie samenwerking tot een succes maakt? Leuk als je dit wilt delen zodat anderen hiervan kunnen leren.
