Waarom je de HR-cyclus beter kunt vervangen door gelijkwaardige dialogen met medewerkers

Laatst geüpdatet: 27-10-2023

Medewerkers en managers zijn ontevreden over beoordelingsgesprekken. Dit blijkt uit een onderzoek van Kilian Wawoe, docent Human Resource Management aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Afgelopen twaalf jaar deed hij onderzoek onder honderden (personeels)managers en medewerkers. In dit blog leg ik uit waarom je beter op regelmatige basis met elkaar in gesprek kunt gaan. Om dit goed te kunnen doen introduceer ik het Let’s Tune Gesprek als nieuw product.

In het onderstaande filmpje leg ik je meer uit over het Let’s Tune Gesprek. In het blog, dat verder gaat onder het filmpje, lees je er ook meer over.

Beoordelingsgesprekken zijn frustrerend en leveren te weinig op

Volgens Wawoe kosten beoordelingsgesprekken 70 miljoen euro per jaar en is het weggegooid geld. Dit heeft meerdere oorzaken:

• De gesprekken leveren frustraties op bij managers en medewerkers. Medewerkers vinden dat de beoordelingen niet eerlijk tot stand komen en dat de score vaak niet terug te voeren is op de prestaties.
• Er is vaak sprake van subjectieve beoordelingen: mannen worden beter beoordeeld dan vrouwen omdat zij vaker hun mening geven.
• Niet alleen kosten de geïnvesteerde uren geld: personeelsafdelingen

moeten dit hele proces begeleiden en invoeren, er moet een IT-systeem op ingericht worden. De totale kosten liggen dus nog veel hoger.

Coaching als alternatief? Geen goed idee!!

In enkele organisaties wordt het beoordelingsgesprek vervangen door doorlopende coaching. Dit gaat alleen wel uit van het paradigma dat professionals coaching nodig zouden hebben. Dat er iets veranderd zou moeten worden aan de coachee. De meeste professionals zijn uitstekend in staat om zonder problemen hun dagelijks werk uit te voeren en verandering is niet per se nodig.

In plaats daarvan is er behoefte aan afstemming: komt de bedoeling van de organisatie nog overeen met de bedoeling van de medewerker? Het beoordelingsgesprek is daar geen handige gespreksvorm voor.

Van beoordelen van naar dialoog met je medewerkers

Laten we even terug gaan naar het doel van het beoordelingsgesprek. Een beoordelingsgesprek is een gesprek tussen medewerker en manager. De manager geeft zijn oordeel over het werk van de medewerker. Het is een ongelijkwaardig gesprek. Dat wil zeggen dat het alleen gaat om de mening van de werkgever, niet om die van de medewerker. Dat is een uitgangspunt dat uitstekend werkte ten tijde van de industriële revolutie, toen opzichters werknemers moesten controleren aan de lopende band. Maar de tijden zijn veranderd. Professionals zijn tegenwoordig zelfstandige experts. Bovendien wil bijna elke organisatie dat zijn medewerkers zelfstandiger worden en meer eigen verantwoordelijkheid nemen. Dan is deze manier van ‘beoordelen’ dus in strijd met deze ontwikkelingen en achterhaald.

Het gesprek dat beter past bij deze tijd is een dialoog over: ‘doen we wat de bedoeling is?’. De organisatie onderzoekt of de medewerker doet wat de bedoeling is vanuit de organisatie en de functie en wat ervoor nodig is om dit te realiseren. En de medewerker gaat na of hij doet wat de bedoeling is vanuit zijn functie en vanuit hemzelf in zijn leven/ loopbaan op dit moment.

Om goed af te stemmen op deze behoeftes introduceer ik het Let’s Tune Gesprek.

Vijf redenen waarom Let’s Tune Gesprekken belangrijk zijn

Let’s Tune is een gesprek dat voorkomt dat je talent wegloopt. Je wilt dat medewerkers gemotiveerd en met plezier hun werk doen. De voordelen van een Let’s Tune Gesprek zijn:

1. Je haalt talent naar boven in je mensen. Dat is goed voor de motivatie van je medewerkers, voor het bedrijf en voor de klanten. Hoe gelukkiger de medewerker hoe gelukkiger de klant en hoe succesvoller je bedrijf of organisatie.
2. Door goed te communiceren en je medewerkers goed te faciliteren hou je de werkrelaties goed! En dat is ook goed voor het werkplezier.
3. Je blijft de Generatie Y boeien en binden! Deze generatie houdt – behalve uiteraard van goede arbeidsvoorwaarden – vooral ook van doorgroei- en opleidingsmogelijkheden en wordt graag gewaardeerd voor hun expertise.
4. Als je de HR-cyclus vervangt door het Let’s Tune Gesprek creëer je meer waarde: de kosten die je maakt verdienen zich snel terug. De gesprekken zorgen dat je medewerkers zich kunnen ontwikkelen, plezier hebben in hun werk en om die redenen graag blijven. Daarmee bespaar je werving- en selectiekosten. Bovendien hou je medewerkers gemotiveerd waardoor je de uitval die te maken heeft met demotivatie kunt terugdringen. Dat is goed voor de organisatie, de medewerkers en de klanten.
5. Er is geen inrichting van een IT-systeem meer nodig en er hoeft geen tijd geïnvesteerd te worden in het invoeren van een HR-cyclus om te doen wat de bedoeling is.

Uitgangspunten van het Let’s Tune Gesprek

• Ieder kijkt vanuit het eigen perspectief
• Zonder feedback bestaat geen leren
• Intentie is om zoveel mogelijk informatie boven tafel te krijgen
• Gelijkwaardig gesprek

Het Let’s Tune Gesprek bestaat uit 4 stappen:

De 4 stappen worden voorafgegaan door een Check-In en afgesloten met een Check-Uit, methoden uit de Deep Democracy methode uit Zuid-Afrika.

Check-In

1. Doel, topic en uitgangspunten
2. Deel alles!
3. Ophalen inzichten
4. Besluiten

Check- Uit.

Hoe vaak voer je een Let’s Tune gesprek?

Tenzij er wekelijks contact is met de manager en er binnen dat contactmoment ook ruimte is voor feedback en afstemming, is één of twee keer per jaar reflecteren op wat er goed gaat en wat niet, echt te weinig. Zeker met de veranderingen die elkaar tegenwoordig snel opvolgen binnen organisaties heb je kans dat je al gauw achter de feiten aanholt. Eén maal per twee maanden is een goed ritme om ervoor te zorgen dat kansen niet onbenut blijven, waardoor ontevredenheid, onuitgesproken wrijving en misverstanden kunnen ontstaan.

Als je denkt aan een alternatief voor beoordelingsgesprekken, functioneringsgesprekken of de HR-cyclus, denk dan eens aan het Let’s Tune Gesprek. Daarmee kun je waarde toevoegen voor je medewerkers, managers en klanten.

Geïnteresseerd in dit nieuwe product? Lees er meer over op de website!

Vraag de Let’s Tune training aan