Waarom je de HR-cyclus beter kunt vervangen door gelijkwaardige dialogen met medewerkers

17 mei 2018

Patricia van Dienst in gesprek met Sandra Bouckaert.

Patricia: ‘Wat is een Let’s Tune Gesprek?’

Sandra: ‘Het Let’s Tune Gesprek is een gesprek dat voorkomt dat je talent wegloopt. In deze tijd van een steeds krappere arbeidsmarkt wil je goede professionals binnenboord houden. En je wilt dat ze gemotiveerd en met plezier hun werk doen. Daarom is het van belang om tussentijds te horen hoe je ervoor kunt zorgen dat je talent binnen-boord houdt. Het Let’s Tune Gesprek kan de huidige HR-cyclus vervangen, maar dit is niet nood-zakelijk. Een Let’s Tune Gesprek kan ook prima naast de HR-cyclus worden ingezet.’

Patricia: ‘Medewerkers en managers zijn ontevreden over beoordelingsgesprekken. Dit blijkt uit een onderzoek van Kilian Wawoe, docent Human Resource Management aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Afgelopen zeven jaar deed hij onderzoek onder honderden (personeels)managers en medewerkers. Volgens Wawoe kosten beoordelingsgesprekken 70 miljoen euro per jaar en is het weggegooid geld. Waarom zijn zowel medewerkers als managers gefrustreerd over de beoordelingsgesprekken?’

Sandra: ‘Dit heeft meerdere oorzaken:

  • De gesprekken leveren frustraties op bij managers en medewerkers. Medewerkers vinden dat de beoordelingen niet eerlijk tot stand komen en dat de score vaak niet terug te voeren is op de prestaties.
  • Er is vaak sprake van subjectieve beoordelingen: mannen worden beter beoordeeld dan vrouwen omdat zij vaker hun mening geven.
  • Er zijn meer kosten mee gemoeid dan de geïnvesteerde uren: personeelsafdelingen moeten dit hele proces begeleiden en invoeren, er moet een IT-systeem op ingericht worden. De totale kosten liggen dus nog veel hoger.’

Patricia: ‘Wat is nu het grootste verschil tussen het Let’s Tune Gesprek en een beoordelingsgesprek?’

Sandra: ‘Bij een beoordelingsgesprek geeft de manager zijn oordeel over het werk van de medewerker. Het is een ongelijkwaardig gesprek. Dat wil zeggen dat het alleen gaat om de mening van de werkgever, niet om die van de medewerker. Dat is een uitgangspunt dat uitstekend werkte ten tijde van de industriële revolutie, toen opzichters werknemers moesten controleren aan de lopende band. Maar de tijden zijn veranderd. Professionals zijn tegenwoordig zelfstandige experts. Bovendien wil bijna elke organisatie dat zijn medewerkers zelfstandiger worden en meer eigen verantwoordelijkheid nemen. Dan klopt deze manier van ‘beoordelen’ niet tegen het licht van deze ontwikkelingen en is achterhaald.

Sandra Bouckaert_Deep Democracy_Waarom-je-de-HR-cyclus-beter-kunt-vervangen-door-gelijkwaardige-dialogen-met-medewerkers-2

Het gesprek dat beter past bij deze tijd is een gelijkwaardige dialoog over: ‘doen we wat de bedoeling is?’. De organisatie onderzoekt of de medewerker doet wat de bedoeling is vanuit de organisatie en de functie en wat ervoor nodig is om dit te realiseren. En de medewerker gaat na of hij doet wat de bedoeling is vanuit zijn functie en vanuit hemzelf in zijn leven/loopbaan op dit moment.’

Patricia: ‘Waarom zouden organisaties kiezen voor een Let’s Tune Gesprek?’

Sandra:

  • ’Je haalt talent naar boven in je mensen. Dat is goed voor de motivatie van je medewerkers, voor het bedrijf en voor de klanten. Hoe gelukkiger de medewerker hoe gelukkiger de klant en hoe succesvoller je bedrijf of organisatie.
  • Door goed te communiceren en je medewerkers goed te faciliteren hou je de werkrelaties goed! En dat is ook goed voor het werkplezier.
  • Patricia_van_Dienst_interviewt_Sandra_Bouckaert_over_Let's_Tune-1Je blijft de Generatie Y boeien en binden! Deze generatie houdt – behalve uiteraard van goede arbeidsvoorwaarden – vooral ook van doorgroei- en opleidingsmogelijkheden en wordt graag gewaardeerd voor hun expertise.
  • Als je de HR-cyclus vervangt door het Let’s Tune Gesprek creëer je meer waarde: de kosten die je maakt verdienen zich snel terug. De gesprekken zorgen dat je medewerkers zich kunnen ontwikkelen, plezier hebben in hun werk en om die redenen graag blijven. Daarmee bespaar je werving- en selectiekosten. Bovendien hou je medewerkers gemotiveerd waardoor je de uitval die te maken heeft met demotivatie kunt terugdringen. Dat is goed voor de organisatie, de medewerkers en de klanten.
  • Er is geen inrichting van een IT-systeem meer nodig en er hoeft geen tijd geïnvesteerd te worden in het invoeren van een HR-cyclus om te doen wat de bedoeling is.’

Patricia: ‘Hoe gaat dit in praktijk in zijn werk?’

Sandra: ‘Je voert het gesprek tweemaandelijks. Dat is een mooi ritme om over en weer op elkaar afgestemd te blijven en in te kunnen spelen op de snelheid waarmee ontwikkelingen in bedrijven vaak plaatsvinden. Als er niet veel te bespreken valt kun je met een kwartier klaar zijn.

Het gesprek bestaat uit 4 stappen en wordt gestart met en Check-In en beëindigd met een Check- Uit, methoden uit de Deep Democracy methode uit Zuid Afrika (The Lewis Method). De stappen zijn:

  • Doel, topic en uitgangspunten
  • Deel alles!
  • Ophalen inzichten
  • Besluiten’

Patricia: ‘Je traint leidinggevenden, managers en senior medewerkers om het Let’s Tune Gesprek zelf te kunnen gaan voeren in hun organisatie. Kun je iets meer over deze training vertellen?’

Sandra: ‘De training duurt een dagdeel. Je krijgt achtergronden vanuit Deep Democracy over hoe onbewuste processen ontstaan in de psyche, er wordt theorie gegeven over burn out en het voorkomen hiervan en we gaan in op het voeren van goede dialogen: wat maakt een gesprek tot een goede dialoog en wat levert een goede dialoog op? Daarna oefenen we met het gespreksmodel van de Let’s Tune. Na de training kun je met medewerkers een Let’s Tune Gesprek voeren. En natuurlijk kunnen medewerkers (van zelfsturende teams) deze training ook volgen zodat ze dit zelf in hun team kunnen gaan toepassen.’