Wat is een Check-In?
Een Check-In is een krachtige en eenvoudige methode die iedereen de ruimte geeft om iets te zeggen over zichzelf of de agenda aan het begin van een vergadering, meeting of bijeenkomst.
Het is ook een manier om:
- Contact te maken en je te verbinden met mensen en thema’s.
- De ‘waterlijn’ te laten zakken en daarmee het vertrouwen en de veiligheid in de groep te vergroten.
- Onuitgesproken issues boven water te krijgen.
- Je op een veilige manier kwetsbaar op te durven stellen in een groep.
- Relaties te verdiepen.
Wat is het niet?
Een gesprek, en een discussie of dialoog. Er wordt niet gereageerd op hetgeen een ander zegt, enkel geluisterd.
Hoe?
Bij een Check-In vraag je elk groepslid iets te zeggen aan de hand van één of meerdere specifieke vragen. Je start zelf en gebruikt de ‘popcorn’ methode, dus geen rondje: deelnemers kunnen iets zeggen als ze er klaar voor zijn. Je luistert actief en neutraal. Als iedereen iets gezegd heeft geef je een samenvatting van de genoemde thema’s en gevoelens, of de agendapunten, afhankelijk van het doel waarvoor je samen bent.
Een simpele tool, ingezet bij een lastig conflict
In een team van vijf medewerkers in het onderwijs vindt een reorganisatie plaats. Een aantal mensen ondervindt hier positieve effecten van doordat ze meer uren tot hun beschikking krijgen. Andere teamleden gaan terug in hun uren en ervaren dit als erg vervelend en lastig. Er is geen ruimte meer om het besluit terug te draaien of aanpassingen door te voeren. Er heerst onvrede in het team ondanks de positieve effecten voor verschillende teamleden. Éen teamlid is erg ontevreden en boos en blijft hierover in strijd gaan met de teamleider. Deze medewerker probeert hierin ook de teamleider te passeren en direct contact te hebben met P&O of andere takken binnen de organisatie. Ook neemt hij hierin collega’s mee. Collega’s die eerder aangegeven hebben zich neer te leggen bij het besluit, staan opnieuw op en gaan, samen met het ene teamlid, de strijd aan richting de teamleider.
De teamleider heeft eerst elk teamlid individueel gesproken en in deze gesprekken vooral geluisterd naar de emoties, argumenten, belangen en alle andere zaken die van belang waren voor het teamlid. Daarna is zij met het team als geheel in gesprek gegaan waarbij zij verantwoordelijkheid heeft genomen voor de rol die de organisatie in de reorganisatie heeft gespeeld. De erkenning dat er ook zaken vanuit de organisatie en vanuit de teamleider zelf niet goed waren verlopen was een belangrijke stap naar de oplossing van het conflict. Toch bleef na dit gesprek onrust en boosheid bestaan. De teamleider heeft vervolgens in alle bijeenkomsten en overleggen die volgden consequent de Check In ingezet, met specifieke vragen die de teamleden hielpen zich te uiten over de kwestie. Na drie bijeenkomsten kon het team weer constructief aan de slag. Er was weer een basis waardoor vertrouwen en veiligheid richting de organisatie kon groeien.
Heb jij al eens een Check-In gedaan? Mocht je vragen hebben over hoe je een Check-In goed begeleid zodat deze voldoende oplevert voor je en hier wat hulp bij nodig hebben, laat het met weten. Ik help je graag en antwoord altijd.
